Hé lộ các bước quản lý thời gian hiệu quả cho Manager

Manager là vị trí quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp, so với vị trí nhân viên, các bước quản lý thời gian hiệu quả cho Manager cần có sự linh động nhiều hơn. Bởi lẽ, với vị trí quản lý cao cấp, rất nhiều tình huống phát sinh đột xuất xảy ra, xen vào những nhiệm vụ đã lên kế hoạch từ trước. Nhằm hỗ trợ các Manager xây dựng thành công bước quản lý thời gian hiệu quả, TalentBold đã tổng hợp những kinh nghiệm cũng như thực tế quản lý thời gian từ những Manager giỏi và chia sẻ trong bài viết sau đây.

I. Sự cần thiết xây dựng các bước quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có bao giờ tự hỏi, mỗi người chúng ta mỗi ngày đều có 24 tiếng như nhau, nhưng tại sao người khác lại có thể hoàn thành rất nhiều công việc, học nhiều kiến thức, kiếm nhiều tiền hơn và thành công hơn không? Câu trả lời đều nằm ở kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của họ.

Với vai trò là một Manager quản lý một phòng ban hoặc một bộ phận trong doanh nghiệp, yêu cầu trách nhiệm và hiệu suất làm việc của bạn càng được chú trọng hơn. Nếu bạn quản lý thời gian không tốt, bạn có thể gặp một hoặc tất cả những hậu quả sau:

• Luôn bù đầu với hàng tá công việc chưa giải quyết xong

• Bị cấp trên hối thúc báo cáo những công việc gấp

• Liên tục không đạt chỉ tiêu được giao

• Không có đủ thời gian nghỉ ngơi, sức khỏe giảm sút

• Tâm lý căng thẳng, ức chế, dễ nổi nóng và bế tắc trong việc tìm hướng giải quyết…

II. Các bước quản lý thời gian hiệu quả cho Manager

Để không phải lo ngại đối mặt với những hậu quả kể trên, dưới đây là các bước quản lý thời gian hiệu quả mà các Manager nên áp dụng

1. Lên danh sách công việc cần làm

Ngay khi tiếp nhận nhiệm vụ từ ban lãnh đạo doanh nghiệp, Manager cần định hình ngay tiến trình thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ đó. Quan trọng là bạn phải dành sự ưu tiên cho những nhiệm vụ gấp, then chốt trong bảng danh sách của mình.

Tiếp theo hãy phân bổ thời gian cho từng bước trong tiến trình thực hiện. Bạn nên phân bổ thời gian mỗi bước sớm hơn hạn chót một hoặc vài ngày, bởi lẽ, thực tế sẽ có những nhiệm vụ đột xuất khiến bạn phải dời thời gian hoàn thành lại. Và với cách dự phòng thông minh này, bạn không phải lo bị trễ thời hạn quy định.

2. Chia những nhiệm vụ lớn thành những nhóm việc nhỏ hơn

Phía dưới Manager là một đội ngũ nhân viên do bạn quản lý, vì vậy, đừng ôm trọn một nhiệm vụ nào vào mình. Kỹ năng phân công nhiệm vụ cũng là một tố chất mà Manager cần có, dù đó là một nhiệm vụ trọng yếu thì vẫn sẽ có những việc nhỏ thuộc về “số lượng” hơn là “chất lượng”, và bạn có thể giao cho nhân viên thực hiện.

Nhờ vậy, bạn có đủ thời gian và sự tập trung để giải quyết, đề xuất những ý tưởng thiên về “chất lượng” cho nhiệm vụ được giao.

3. Nghiêm khắc với bản thân trong lịch trình làm việc mỗi ngày

Hẹn gặp bạn bè café 01 tiếng, lướt facebook 30 phút, pha tách café nóng 10 phút, trả lời tin nhắn zalo 10 phút… từng ấy việc bên lề đủ khiến bạn bị lố thời gian trong lịch trình làm việc đã định sẵn.

Bạn hãy luôn tâm niệm, vị trí Manager của mình đòi hỏi sự tập trung chuyên môn và nghiêm khắc với lịch trình đề ra. Do vậy, hãy tạm gác những việc bên lề, nếu cần thư giãn, 05 phút hít thở khí trời vừa tốt cho sức khỏe, vừa tiết kiệm thời gian.

4. Tập trung giải quyết việc quan trọng trong khung giờ vàng của chính bạn

Thông thường buổi sáng là thời gian cơ thể và trí não của bạn dồi dào năng lượng nhất. Tuy nhiên, một số Manager lại cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn khi ở nhà, vào đêm khuya, trong không gian yên tĩnh….

Tùy mỗi người, bạn hãy tìm ra khung giờ vàng của chính mình để tập trung giải quyết những việc quan trọng, cần đầu tư chất xám nhiều nhất. Những khung giờ còn lại hãy dành cho những việc mang tính thủ tục và thường ngày hơn.

5. Học hỏi cách giải quyết công việc tốt hơn

Thay vì cứ mải miết gồng mình giải quyết lượng công việc theo cách truyền thống, sao bạn không tìm xem liệu có cách nào giúp bạn rút ngắn thời gian cho công việc mà vẫn đạt hiệu quả như mong muốn không.

Ví dụ, đối với Manager tuyển dụng, công việc tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc ứng viên, liên hệ phỏng vấn… có thể chiếm cả tuần làm việc của bạn hoặc hơn. Nhưng với phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp, chi phí đầu tư phần mềm thấp mà hiệu quả tuyển dụng lại nâng cao đáng kể, trước mắt những công việc trên có thể rút ngắn từ vài tuần xuống còn vài chục phút. Quá tuyệt phải không nào !

6. Dành thời gian nghỉ ngơi tái tạo sức lao động

Làm việc liên tục với áp lực lớn chỉ khiến cơ thể bạn mệt mỏi hơn mà thôi, chắc chắn sẽ chẳng còn sức để bạn đưa ra những ý tưởng hay chiến lược kinh doanh ấn tượng nữa đâu.

Do vậy, một kế hoạch quản lý thời gian hiệu quả cho Manager cần dành ít nhất 01 hoặc 1,5 ngày cuối tuần để cơ thể và trí não nghỉ ngơi. Bạn có thể hẹn gặp bạn bè, tập thể dục, xem phim, nghe nhạc hay đơn giản là ngủ thêm vài tiếng vào thời gian này. Chắc chắn cơ thể sẽ “cảm ơn” bạn vì điều này, và ngay lập tức “báo đáp” bạn bằng nguồn năng lượng làm việc dồi dào cho tuần mới.

Thiết lập và áp dụng các bước quản lý thời gian hiệu quả cho Manager mà TalentBold chia sẻ chưa phải là tất cả. Để có được hiệu quả quản lý thời gian tốt nhất, bạn cần linh hoạt điều chỉnh theo tính chất công việc và lịch làm việc của chính mình. Chúc bạn luôn tràn đầy năng lượng và luôn hoàn mỹ mọi nhiệm vụ tại cương vị Manager!

Chi tiết liên hệ:

Nguồn ảnh: internet