Hướng dẫn cách gửi thư trượt tuyển dụng khéo léo, tinh tế
Đối với một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp thì ngoài việc gửi thư mời offer cho ứng viên trúng tuyển, họ còn gửi thông báo trượt tuyển dụng cho các ứng viên không được tuyển. Cũng như thư mời nhận việc, thư thông báo trượt tuyển dụng cũng là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng. Khi ứng viên gửi hồ sơ tham gia ứng tuyển một vị trí nào đó trong công ty của bạn, nghĩa là họ đã dành sự quan tâm của họ cho công ty bạn. Vì thế họ xứng đáng được nhận sự phản hồi chính thức từ công ty bạn.
Công ty của bạn có chính sách gửi thư trượt tuyển dụng hay không? Nếu có, thì bạn có biết cách gửi thư trượt tuyển dụng sao cho thật chuyên nghiệp chưa? Hãy để TalentBold bật mí cùng bạn cách gửi thư trượt tuyển dụng chuyên nghiệp nhất nhé!
Thư trượt tuyển dụng là gì?
Thư trượt tuyển dụng hay thư từ chối ứng viên là thông báo chính thức của nhà tuyển dụng dành cho các ứng viên không được tiếp tục tham gia vào bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Trong buổi phỏng vấn bạn nên ghi chú các thông tin liên quan đến tất cả các ứng viên. Hãy ghi chú cẩn thận những thành tựu, điểm mạnh, thái độ …hay bất cứ điều gì về ứng viên thu hút sự chú ý của bạn. Để khi không thể tuyển dụng họ bạn sẽ có dữ liệu để cá nhân hóa khi gửi thông báo trượt tuyển dụng cho họ.
Tầm quan trọng của việc gửi thông báo trượt tuyển dụng
Nhà tuyển dụng nên gửi thông báo trượt tuyển dụng cho ứng viên vì việc này sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp với ứng viên. Đồng thời còn thể hiện sự trân trọng của bạn đối với những gì ứng viên đã thể hiện. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các ứng viên đã tham gia vòng phỏng vấn cuối cùng.
Khi ứng viên nhận được thông báo trượt tuyển dụng của công ty một cách chuyên nghiệp và tinh tế, họ sẽ có cái nhìn thiện cảm và đánh giá cao uy tín của công ty. Hơn nữa, việc này còn khiến ứng viên không phải mất công chờ đợi. Thông qua những phản hồi và đánh giá chân thành của bạn trong thư trượt tuyển dụng, ứng viên có thể nghiêm túc nhìn nhận lại bản thân để ngày càng hoàn thiện hơn.
Bạn cũng có thể vận dụng thư trượt tuyển dụng để mời gọi ứng viên có năng lực ứng tuyển vào vị trí khác phù hợp hơn trong công ty.
Cách gửi thư trượt tuyển dụng chuyên nghiệp
Để tạo ấn tượng tốt cho ứng viên không trúng tuyển bằng cách gửi thư trượt tuyển dụng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
1. Hãy trả lời riêng cho từng ứng viên
Trước tiên bạn cần phân loại ứng viên đó bị loại ở giai đoạn nào của quy trình phỏng vấn để có thể đưa ra cách phản hồi phù hợp.
Với các ứng viên không vượt qua vòng sàng lọc hồ sơ, bạn chỉ cần gửi một thông báo từ chối ngắn gọn và lịch sự là được. Mục đích của việc gửi thông báo là để ứng viên biết rằng bạn đã nhận được hồ sơ của họ và họ không cần phải chờ đợi thêm nữa.
Với các ứng viên đã vượt qua 1 vòng phỏng vấn, bạn nên dành cho họ một thông báo từ chối mang tính cá nhân hơn. Vì thế thông báo nên thể hiện sự trân trọng của bạn đối với sự quan tâm và công sức của họ đối với vị trí bạn đang tuyển. Nhờ vậy ứng viên sẽ hiểu được kết quả cuộc phỏng vấn và cũng hiểu được thiện chí của bạn.
Đối với ứng viên đã tham gia vòng phỏng vấn cuối cùng và có khả năng được chọn cao thì ngoài việc gửi thông báo trượt tuyển dụng, bạn nên gọi điện trực tiếp cho họ, cảm ơn họ đã dành thời gian ứng tuyển tại công ty bạn. Việc này sẽ khiến ứng viên cảm thấy được an ủi cũng như làm giảm tâm trạng thất vọng của họ. Bạn cũng có thể nhân cơ hội này xây dựng mối liên hệ với ứng viên, tìm kiếm cơ hội làm việc với ứng viên trong các đợt tuyển dụng sau.
2. Điều chỉnh nội dung thông báo trượt tuyển dụng phù hợp với từng ứng viên
Tùy thuộc vào vị trí công việc và từng ứng viên mà bạn điều chỉnh nội dung thông báo sao cho phù hợp và chuyên nghiệp nhất. Bất kể là trong tình huống nào, bạn cũng phải thể hiện tính chính xác, rõ ràng khi đưa ra các thông báo. Tuyệt đối không để xảy ra hiểu lầm hay tạo cảm giác mơ hồ cho ứng viên khiến họ mất thiện cảm với công ty.
Chắc hẳn bạn cũng đã từng một lần trải nghiệm cảm giác chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng. Vì thế hãy hành xử thật chuyên nghiệp và tôn trọng ứng viên. Dù ứng viên có trúng tuyển hay không, bạn vẫn nên có câu trả lời chính thức cho họ. Bạn không nên để họ phải chờ đợi quá lâu để biết được kết quả.
3. Chia sẻ chân thành với ứng viên những nhận định của bạn về họ, giúp họ có thêm kinh nghiệm phỏng vấn
Trong thông báo trượt tuyển dụng bạn nên phản hồi một cách chân thành những nhận định, đánh giá và những gì khiến bạn ấn tượng về ứng viên trong buổi phỏng vấn. Điều này sẽ khiến ứng viên cảm thấy họ nhận được giá trị hữu ích qua buổi phỏng vấn. Họ cũng sẽ nhận ra những khuyết điểm, thiếu sót của bản thân để tiếp tục cải thiện và thăng tiến cao hơn trong sự nghiệp.
Bạn có thể đề nghị ứng viên nên rèn luyện thêm một số kỹ năng cần thiết, hoặc là tìm hiểu thêm về chủ đề nào đó. Tất cả những điều đó sẽ khiến ứng viên tôn trọng nhà tuyển dụng hơn. Ứng viên sẽ coi buổi phỏng vấn là một trải nghiệm đáng nhớ trong sự nghiệp của họ. Họ cũng có thêm kinh nghiệm cho các buổi phỏng vấn khác.
Hy vọng với những gì TalentBold chia sẻ cùng bạn trong bài viết này, sẽ giúp bạn hoàn thiện hơn nữa cách gửi thư trượt tuyển dụng cho ứng viên. Qua đó xây dựng thành công thương hiệu tuyển dụng cho công ty.