Làm cách nào check email khoa học?

Trong mấy quyển sách dạy quản lý thời gian thì họ bảo là không nên kiểm tra và trả lời email liên tục, vì việc này sẽ làm ngắt quãng dòng suy nghĩ, làm mình mất tập trung làm việc, và tùm lum thứ khác.

Nhưng khi áp dụng cho bản thân thì mình thấy không hiệu quả lắm, nên mình quay trở lại cách làm việc xưa giơ: Khi email tới thì lướt qua tên người gửi và title email, nếu quan trọng thì mở ra xem và giải ngay, không quan trọng thì lát nữa giải quyết sau.

Tương tự với skype, yahoo, nói chung là IM

Với những người mà tầng suất làm việc qua email lớn mà để tới cuối ngày hoặc tới gần hết giờ làm với check và giải quyết 1 núi email thì đúng là cực hình, vì nhiều email đòi hỏi phải đi lục lọi thông tin hoặc giải quyết vấn đề gì đó trước.

Nếu vừa làm những việc khác và vừa check email mà không thể làm hết trong 8 giờ vàng ngọc tức là đến lúc tuyển thêm người :)

Mà check, đọc và reply email cũng là công việc, sao lại kỳ thị nó thế

Bạn hãy tắt chức năng tự động nhận thư của email, email chỉ dành cho những việc không cấp bách, nếu gấp người gửi sẽ dùng các phương tiện khác như điện thoại, fax...

Không đọc email vào thời điểm bắt đầu một ngày làm việc, ngày mới nên bắt đầu tập trung vào những công việc quan trọng nhất và phải hoàn thành trong ngày. Việc đọc email vào lúc này sẽ làm bạn sao nhãng, nếu bạn gặp email có tin xấu về một việc gì đó nó sẽ ảnh hưởng đến tâm trí bạn cả ngày và bạn sẽ không làm được việc gì khác ngoài giải quyết những vấn đề đã trong email. Kinh nghiệm của riêng tôi, thường đọc mail vào cuối buổi sáng thời điểm sắp nghỉ trưa sau khi tôi đã giải quyết một số công việc cần thiết.  

Mình chỉ đọc email vào 2 lần trong ngày, 10h sáng và 4h chiều. Thời gian còn lại tập trung vào công việc, nếu bạn luôn mở hộp thư khi làm việc thì mỗi lần có thư mới bạn lại mất tập trung vào công việc bạn đang làm để đọc và trả lời email. 

Khi có nhiều việc quan trọng khác để làm: đi gặp khách hàng, lên kế hoạch kinh doanh, báo giá, làm hồ sơ thầu...bạn sẽ không có thời gian để đọc email thường xuyên như thế.
Bạn có thể quy định thời gian check email của mình: VD lúc 8h sáng vào làm việc, 12h trước khi nghỉ trưa và 5h chiều...