Thông báo tin xấu làm sao cho hiệu quả?

Khi bạn muốn thông báo một tin tức xấu nào đó đến với khách hàng hoặc chủ đầu tư của công ty, đó hoàn toàn không phải là điều dễ dàng. Cung cấp tin tức xấu cũng là một nghệ thuật, và nó cần được suy tính trước. Lời nói và từ ngữ phải thật ngắn gọn, rõ ràng những vần mang được ý chính. Dưới đây là năm lời khuyên được đưa ra để giúp bạn có thể tập và thực hiện khi bạn muốn cung cấp cho một người nào đó những tin tức không được tốt cho lắm.

1. Hãy đi thẳng vào vấn đề, đừng vòng vo

Hãy chắc chắn rằng thông điệp của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Thông thường, những                 điều mà bạn không muốn nói bạn thường có xu hướng vòng vo, nói giảm nói tránh để giảm sự nghiệm trọng của vấn đề, tuy nhiên trong những trường hợp như thế này, hãy nói ra sự           thật của vấn đề, điều chỉnh nó khi cần thiết và ghi nhớ thêm một chút duyên dáng trong ngôn ngữ và giọng nói.      

2. Đưa ra câu mở đầu lịch sự. Giúp họ chuẩn bị tinh thần

Để mở đầu cho câu chuyện một cách nhẹ nhàng, hãy cho người nghe chuẩn bị tinh thần cho những gì sắp đến. Ví dụ: "Tôi có một vấn đề cần nói với bạn", hay "Điều tôi sắp nói có thể sẽ hơi khó khăn".

3. Đừng giải thích quá nhiều sau khi bạn đã thông báo tin tức

Thường thì nhiều người sẽ đưa ra những lời giải thích để phù hợp với những tình huống khó nhằn này. Tuy nhiên, giải thích quá nhiều làm giảm đi thông điệp chính mà bạn muốn truyền đạt cũng như dễ làm dối phương hiểu sai nội dung. Bạn chỉ cần đưa ra lời giải thích một hoặc hai câu là đủ nhưng vẫn phải đảm bảo tính trung thực trong câu nói đó.

 4. Hãy học cách thông cảm

Hãy suy nghĩ về bạn sẽ cảm thấy như thế nào nếu bạn là đối phương và bạn đang phải tiếp nhận những tin tức xấu này? Đứng trên lập trường của người nghe và bạn nên chuẩn bị lời nói của minh sao cho phù hợp. Chú ý đến nét mặt và ngôn ngữ hình thể của mình để cho

người nhận tin biết được bạn cũng rất tiếc về chuyện này và cũng hiểu được cảm giác của họ.

5. Xác định các giải pháp.

Đây được coi như “chiếc phao cứu sinh” của bạn trong những trường hợp như thế này, vì thế bạn cần chuẩn bị nó thật tốt. Khi đưa ra được những giải pháp cho vấn đề, điều đó cho thấy tính chuyên nghiệp của bạn và giúp người nghe tập trung và có suy nghĩ tích cực hơn cho vấn đề. Trong một số trường hợp, không có giải pháp để giải quyết, bạn phải tự trang bị kiến thức thật kỹ càng để trả lời bất kỳ câu hỏi nào tốt nhất có thể.

6. Quan tâm đến thời gian và không gian cho buổi nói chuyện.

Hãy chọn một không gian riêng rư và thời gian thích hợp để nói chuyện với đối phương. Bạn cũng nên để cho đối phương biết tình hình của vấn đề càng sớm càng tốt. Đây một cách để thể hiện rằng bạn tôn trọng họ, và một lần nữa, cho thấy tính chuyên nghiệp của bạn, sau đó bạn hãy tạo một không gian thoải mái cho người nghe và an ủi họ.

(Tham khảo từ money.usnews.com)