Tìm hiểu đặc điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng

Hệ thống tuyển dụng là tổng hòa nhiều yếu tố cấu thành với mục đích mang lại cho doanh nghiệp nhiều người lao động giỏi nhất với mức chi phí và thời gian tuyển dụng thấp nhất. Xu hướng xây dựng hệ thống quản lý tuyển dụng của các tổ chức đang dần rời xa cách tuyển dụng truyền thống, thay vào đó là việc ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý tuyển dụng với nhiều tính năng ưu việt. Để hiểu rõ hơn hiệu quả đến từ sự chuyển biến thời đại này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu đặc điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng là gì ngay sau đây.

I. Khái quát về hệ thống quản lý tuyển dụng thông qua phần mềm – ATS

ATS là viết tắt của cụm từ Applicant Tracking System – một thuật ngữ đã quá quen thuộc với những ai làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự tại các nước phương Tây. Với Châu Á, tiêu biểu là Việt Nam, phần mềm quản lý tuyển dụng (ATS) mới xuất hiện vài năm gần đây nhưng đang lan tỏa với tốc độ nhanh chóng.

Hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS) tích hợp toàn bộ quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp trong cùng một phần mềm, có khả năng truy cập và triển khai ở bất cứ đâu, không bị bó hẹp về không gian, thời gian mà vẫn hoàn thành mọi nhiệm vụ bao gồm:

• Soạn thảo, đăng tin tuyển dụng

• Thu thập thông tin hồ sơ ứng viên

• Sàng lọc dữ liệu ứng viên phù hợp

• Đánh giá kết quả phỏng vấn ứng viên

• Liên kết, thông báo tuyển dụng đến ứng viên

• Báo cáo kết quả quy trình tuyển dụng

một cách hoàn hảo, chuẩn xác, nhanh chóng, minh bạch, công bằng, đảm bảo tuyển dụng đúng người ở mức gần như tuyệt đối.

II. Đặc điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng

Đặc điểm là muốn nói đến những yếu tố đối tượng đang sở hữu khiến đối tượng trở nên nổi bật, độc đáo hơn so với những đối tượng khác.

Đặc điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng thông qua phần mềm cũng nhằm mục đích giới thiệu đến mọi doanh nghiệp những công cụ, phương thức và công nghệ mà phần mềm quản lý tuyển dụng đang sở hữu. Từ đó, chúng ta dễ dàng nhận thấy tính năng ưu việt vượt trội so với cách quản lý tuyển dụng truyền thống trước đây.

Để thuận lợi hơn cho quá trình phân tích, bài viết sẽ lấy ví dụ cụ thể về hệ thống phần mềm tuyển dụng TalentBold – một sản phẩm đạt độ tương thích cao với quy trình tuyển dụng tại các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang hoạt động tại Việt Nam.

1. Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng trên nhiều nguồn cung cấp ứng viên

Để thu hút nguồn ứng viên lớn, đa dạng, đăng tin tuyển dụng trên nhiều nguồn ứng viên khác nhau luôn được áp dụng triệt để. Người quản trị tuyển dụng có thể sẽ lựa chọn đăng trên kênh tuyển dụng nội bộ và các kênh tuyển dụng trực tuyến bên ngoài.

Số lượng kênh khá nhiều, để tiết kiệm thời gian, hệ thống tuyển dụng TalentBold đã thiết lập những cài đặt tùy chỉnh, cho phép người dùng cùng lúc có thể đăng tin trên nhiều kênh khác nhau.

Đặc điểm này giúp công tác soạn thảo và đăng tin được đơn giản hóa. Đồng thời, tạo sự liên kết thông thương hai chiều

• Từ nhà tuyển dụng đến kênh tuyển dụng khi đăng tin tuyển dụng.

• Từ kênh tuyển dụng về nhà tuyển dụng khi ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển.

2. Tổng hợp thông tin ứng viên tự động qua hệ thống lập trình thông minh

Phần mềm tuyển dụng TalentBold sở hữu một đặc điểm cực kỳ tiện ích khi tổng hợp thông tin ứng viên, đó chính là ghi nhận trực tiếp thông tin mỗi ứng viên theo từng mục tiêu chí đã được nhà tuyển dụng sắp xếp sẵn.

Nhờ vậy, khi ứng viên nộp hồ sơ trực tuyến

• Thông tin luôn chuẩn xác vì chính ứng viên là người nhập các mục tiêu chí

• Hệ thống tuyển dụng tự động cập nhật hồ sơ mỗi phút, mỗi giờ ngay khi ứng viên hoàn thành.

• Công nghệ lưu trữ dữ liệu đám mây sở hữu dung lượng lớn, đảm bảo mọi thông tin đều được lưu trữ đầy đủ.

Phần mềm sở hữu đặc điểm này đã giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm tối đa nhân lực, tối đa thời gian mà hiệu quả lại chuẩn xác hơn cách truyền thống rất nhiều.

3. Sàng lọc danh sách ứng viên phù hợp theo đúng tiêu chí lựa chọn

Từ hiệu quả việc tổng hợp thông tin ứng viên mang lại, giờ đây, công tác sàng lọc hồ sơ luôn khiến người quản trị tuyển dụng mệt mỏi, suy tư sẽ không còn nữa. Mọi việc sàng lọc đã được hệ thống phần mềm tuyển dụng TalentBold chuẩn hóa, cho kết quả chỉ trong vài phút.

Với hệ thống các tiêu chí được thiết lập sẵn, người chịu trách nhiệm sàng lọc hồ sơ ứng viên chỉ cần lựa chọn tiêu chí theo thứ tự quan trọng và nhấn “OK” là hệ thống tự động liên kết dữ liệu ứng viên đã lưu trữ, trích xuất ngay lập tức danh sách ứng viên phù hợp.

Đặc điểm sàng lọc thông minh giúp công việc mà trước đây có thể mất cả tuần giảm xuống còn vài phút. Kết quả sát tiêu chí yêu cầu, đảm bảo không bỏ sót ứng viên.

4. Liên lạc, lên lịch và theo dõi lịch phỏng vấn hiệu quả

Nhà lập trình TalentBold tích hợp đầy đủ những công cụ liên lạc trực tuyến phổ biến hiện nay như email, zalo, messenger… tạo thuận lợi cao nhất cả việc kết nối liên lạc, hồi đáp ứng viên nhanh chóng và duy trì gắn kết với ứng viên.

Ví dụ như với email mời phỏng vấn, người quản trị chỉ cần soạn email ngay trên giao diện phần mềm tuyển dụng TalentBold, nhấp chọn những địa chỉ email muốn gửi và chọn “gửi thư” là phần mềm tự động

• Gửi thông tin cho hàng loạt ứng viên

• Đảm bảo ẩn danh sách email nhận để không lộ thông tin giữa các ứng viên

• Kiểm soát email phản hồi từ ứng viên trên cùng một hệ thống phần mềm, rất tiện lợi

Ngoài ra, TalentBold còn cho phép người quản lý cài đặt lịch nhắc nhở hoặc cài email tự động gửi để nhắc ứng viên và các phòng ban liên quan trước ngày diễn ra vòng phỏng vấn trực tiếp.

5. Đánh giá kết quả phỏng vấn bằng các công cụ phân tích

Một lần nữa, những thông tin khai thác ứng viên trong vòng phỏng vấn trực tiếp sẽ được người phụ trách các vòng nhập vào hệ thống phần mềm TalentBold ngay trong quá trình phỏng vấn.

Thông qua các công cụ đánh giá, phân tích được trang bị cho phần mềm tuyển dụng TalentBold, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng có được danh sách ứng viên đáp ứng tốt nhất điều kiện tuyển dụng.  

6. Lập báo cáo tự động theo nhiều tiêu chí

Mọi dữ liệu, mọi tiến trình thực hiện trong quy trình tuyển dụng đều được lưu trữ đầy đủ. Qua đó, với những bộ lọc sẽ làm thay công việc liên kết dữ liệu, chuyển hóa số liệu báo cáo, thiết lập biểu đồ phân tích… theo mọi tiêu chí được yêu cầu

Những bản báo cáo liên quan đến nhiều nội dung

• Đánh giá chất lượng ứng viên mỗi kênh tuyển dụng mang lại

• Hiệu quả sử dụng ngân sách cho quy trình tuyển dụng

• Báo cáo kết quả tuyển dụng sau khi hoàn thành…

Tất cả có thể cùng lúc hoàn tất trong ngày thay vì phải mất cả tuần như trước đây.

Các mẫu báo cáo mới nhất luôn được công ty sản xuất phần mềm TalentBold cập nhật định kỳ, công cụ phân tích, biểu mẫu đầy đủ, cho phép người dùng tùy chỉnh mẫu theo yêu cầu doanh nghiệp.

Đặc điểm của hệ thống quản lý tuyển dụng TalentBold đã được nghiên cứu thực tế nên tất cả đều hữu ích và mang tính khả thi cao. Đón đầu xu hướng tuyển dụng chính là nâng cao cơ hội sở hữu nhiều ứng viên tài năng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Nguồn ảnh: internet