8 tips để doanh nghiệp duy trì & nâng cao hiệu quả tuyển dụng trong mùa dịch Covid-19

Việc biến động nhân sự trong mùa dịch là một bài toán đàu đầu cho những nhà quản lý. Khi mà hàng ngàn người trở về quê thì việc giữ chân và tuyển dụng nhân sự giỏi sẽ là một thách thức cho bộ máy hành chính – nhân sự. Bài viết sẽ đưa ra một số gợi ý để doanh nghiệp duy trì và nâng cao hiệu quả tuyển dụng mùa dịch. Hy vọng sẽ giúp ích được cho bạn đọc giải quyết khó khăn của mình trong thời gian này.

Đại dịch Covid-19 đã tác động đến lĩnh vực tuyển dụng như thế nào?

Cuộc khủng hoảng do đại dịch Covid-19 gây ra đã ảnh hưởng đến tất cả mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Với người làm nhân sự, dịch bệnh cũng phần nào đã thay đổi quy trình tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp. Theo Jack Whatley – chuyên gia tuyển dụng cũng như người phát ngôn của Forbes cho biết, ngoài việc chuyển sang làm việc tại nhà, Covid-19 về cơ bản sẽ thay đổi cách thức tuyển dụng và cũng như ngành tuyển dụng rất lâu sau khi đại dịch qua đi.

Cũng theo Whatley, có 3 thay đổi chính trong quy trình tuyển dụng dưới tác động của Covid-19, đó là:

• Thay đổi nhu cầu tuyển dụng của các công ty
• Thay đổi cách mà người làm nhân sự tuyển dụng ứng viên
• Thay đổi mang tính lâu dài đối với thị trường việc làm

Tại Việt Nam, tuy tình hình dịch bệnh Covid-19 vẫn đang căng thẳng nhưng thị trường tuyển dụng đã sôi động trở lại với nhiều xu hướng mới. Bên cạnh các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù, dễ tổn thương bởi đại dịch như du lịch, dịch vụ… đang tạm hoãn việc tuyển dụng hoặc tuyển dụng rất ít, nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp trong một số lĩnh vực như: bảo hiểm, ngân hàng, công nghệ thông tin lại tăng cao, có nơi còn tuyển nhiều hơn so với cùng thời điểm này năm trước.

Mặc dù vậy, ngay cả trong mùa dịch khi thị trường nhân lực được đánh giá là có nhiều lợi thế cho nhà tuyển dụng với nguồn cung lao động dồi dào, nhiều doanh nghiệp vẫn rơi vào tình trạng tuyển mãi không được người, số lượng CV về ít, chất lượng CV thấp, tỷ lệ “bùng” phỏng vấn cao… Việc giãn cách, cách ly xã hội đang tác động tới nhiều mặt của tuyển dụng (tìm kiếm ứng viên, phỏng vấn, onboarding…) và mức độ ảnh hưởng sẽ tùy thuộc vào lĩnh vực của doanh nghiệp bạn.

1. Nhanh chóng nắm bắt thông tin thị trường tuyển dụng mùa dịch

Cuộc khủng hoảng do Covid-19 ảnh hưởng đến tất cả chúng ta – mọi ngành công nghiệp, doanh nghiệp và cá nhân. Nhưng mỗi người đang phải đối mặt với những thách thức khác nhau. Vì vậy, hiểu rõ thị trường lao động đã thay đổi như thế nào trong và sau khi dịch bùng phát là bước quan trọng đầu tiên để điều chỉnh chiến lược tuyển dụng của bạn.

Dưới tác động của đại dịch, nhu cầu tuyển dụng của các ngành nghề có sự thay đổi khác nhau dựa theo đặc thù của mỗi công việc. Và trong khi các công nhân trong ngành sản xuất đang mất việc trong giai đoạn giãn cách xã hội thì các chuyên gia về công nghệ thông tin, tài chính, bảo hiểm và thương mại điện tử được tìm kiếm nhiều hơn bao giờ hết. Điều đó có nghĩa là, nếu bạn sắp sửa tái khởi động quy trình sản xuất, thì có một nhóm ứng viên lớn ngoài kia dành cho bạn. Nhưng nếu bạn đang tìm kiếm nhân sự mới cho bộ phận Công nghệ thông tin của mình, việc này có thể khó khăn hơn.

2. Xác định chân dung ứng viên lý tưởng mới

Chân dung ứng viên lý tưởng đã không còn là khái niệm xa lạ với các chuyên gia nhân sự. Xác định chân dung ứng viên lý tưởng giúp hướng dẫn quy trình tuyển dụng của bạn và giúp bạn xác định tài năng phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Chắc hẳn bạn đã xác định chân dung ứng viên lý tưởng từ trước, nhưng liệu tình hình dịch bệnh có làm thay đổi hình mẫu này. Hãy tự hỏi bản thân và trưởng phòng thuê nhân lực (Hiring Manager) một lần nữa về những phẩm chất, yếu tố năng lực chính làm cho một ứng viên trở nên phù hợp nhất trong thời điểm khó lường này.

• Chuyên môn? Chắc chắn rồi. Ứng viên cần có những kiến thức chuyên môn nhất định để có thể đảm nhiệm các vị trí công việc ở vị trí mới.
• Tính cách? Tất nhiên! Nhân viên mới của bạn cần phải hòa hợp với các đồng nghiệp hiện tại và văn hóa doanh nghiệp.
• Các kỹ năng mềm? Chắc chắn, và đây là nơi mà chân dung ứng viên lý tưởng trong mùa dịch đã thay đổi rất nhiều. Nhân viên được kỳ vọng sẽ bình tĩnh, hợp tác, linh hoạt và sẵn sàng thích nghi để đối phó với áp lực của sự thay đổi.

3. Thiết kế mô tả công việc ấn tượng, đúng insight ứng viên mùa dịch

Một khi bạn biết chính xác những gì doanh nghiệp cần ở ứng viên của mình, bao gồm kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm, đây chính là lúc để xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lợi của công việc. Chuẩn bị một bản mô tả công việc (JD) hoàn chỉnh sẽ giúp bạn biết những gì nhân viên tiềm năng của bạn phải có để đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng. Quan trọng hơn, nó cung cấp cho ứng viên tiềm năng của bạn một checklist để họ có thể tự đối chiếu với năng lực bản thân trước khi đưa ra quyết định ứng tuyển. Một bản mô tả công việc cụ thể và rõ ràng sẽ trở thành công cụ để đảm bảo rằng bạn nhận được CV từ các ứng viên phù hợp.

Bên cạnh đó, để có thể thu hút những ứng viên tài năng trong thời điểm dịch bệnh, bạn cần lưu ý những yếu tố sau trong nội dung tin tuyển dụng của mình.

• Lương thưởng, phúc lợi: Yếu tố hàng đầu thu hút ứng viên thời đại dịch Covid-19

Khảo sát của Navigos Group vừa công bố cho thấy, lương và chế độ phúc lợi (bao gồm lương, thưởng, bảo hiểm, nghỉ phép…) là yếu tố tiên quyết để người lao động ứng tuyển vào một vị trí tuyển dụng trong mùa dịch. Trong đó, các ứng viên tại TP. Hồ Chí Minh quan tâm nhất đến chế độ bảo hiểm đầy đủ, chăm sóc sức khỏe đa dạng cho nhân viên, trong khi các ứng viên tại Hà Nội lại quan tâm nhất đến chế độ thưởng doanh số, thưởng lễ Tết, thưởng thâm niên hấp dẫn.

Mặc dù các chuyên gia nhân sự cũng đưa ra lời cảnh báo: ứng viên có thể bỏ qua cơ hội “vàng” khi chỉ đặt mức lương và chính sách phúc lợi lên bàn cân. Tuy nhiên, với tư cách là nhà tuyển dụng, bạn cần khéo léo hé lộ một cách tinh tế những thông tin này để kích thích sự quan tâm và khuyến khích ứng viên nộp hồ sơ. 

• Chia sẻ về tính đảm bảo trong công việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp

Theo nhà phân tích tuyển dụng Whatley, sự an toàn và ổn định công việc sẽ là điều quan trọng hàng đầu đối với người tìm việc trong và sau dịch bệnh. Covid-19 đã gây ra sự sa thải hàng loạt chưa từng có, giờ đây mọi người bắt đầu chú ý hơn đến sự đảm bảo trong công việc, đặc biệt là những người mất việc trong thời gian dịch bệnh. Đây là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên nhấn mạnh điều này trong thông điệp tuyển dụng trong mùa dịch. Việc sử dụng những thông tin này trong các bài đăng tuyển dụng sẽ giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu tuyển dụng tích cực và thu hút nhiều nhân tài hơn cho doanh nghiệp.

4. Tích cực truyền thông thương hiệu tuyển dụng

Trong những năm gần đây, quy trình tuyển dụng đã phát triển theo hướng lấy ứng viên làm trung tâm (Candidate-Centric). Điều đó đồng nghĩa với việc ứng viên có khả năng lựa chọn và quyết định sử dụng năng lực, sức lao động của mình ở đâu. Người tìm việc hiện nay không chỉ quan tâm đến những gì công ty cung cấp mà còn về tầm nhìn cũng như môi trường mà họ sẽ trải nghiệm và phát triển. Vì vậy, một thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ chắc chắn sẽ có đáng kể đến quyết định của ứng viên trong việc lựa chọn doanh nghiệp của bạn.

Trong bối cảnh dịch bệnh đang diễn biến phức tạp như hiện nay, không phải công ty nào cũng sẵn sàng chi tiền “khủng” cho các chiến dịch Employer Branding. Tuy nhiên, nếu có chiến lược khôn ngoan, người làm nhân sự hoàn toàn có thể giảm chi phí mà vẫn đạt được các mục tiêu đề ra.

Một ví dụ trong mùa dịch nhiều công ty trong mùa dịch đã gửi quà tận nhà cho nhân viên khi Work From Home, có khi là trái cây, rau củ, thịt cá hoặc tiền mặt… giá trị vật chất không quá nhiều nhưng đem lại giá trị tinh thần rất lớn, đặc biệt trong giai đoạn giãn cách xã hội. Nhân viên thấy vui vẻ, trân trọng và hào hứng chia sẻ lên mạng xã hội. Có thể nói đây là một hình thức làm Employer Branding rất hiệu quả, tạo dựng hình ảnh tích cực, giúp doanh nghiệp dễ dàng thu hút ứng viên trong thời điểm dịch bệnh.

5. Lựa chọn các kênh tuyển dụng hiệu quả

Dịch bệnh Covid-19 đã hạn chế việc tiếp xúc, đi lại khiến cho việc kết nối giữa người lao động và doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn. Nếu như trước đây, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, thu thập thông tin ứng viên từ các sự kiện tuyển dụng thì trong thời gian dịch bệnh, các hoạt động này gần như đã bị tạm dừng.

Có thể thấy, việc giãn cách xã hội do đại dịch Covid-19 đã khiến các doanh nghiệp mất đi nhiều kênh tuyển dụng truyền thống mang tính chiến lược. Điều quan trọng mà nhà tuyển dụng cần làm giờ đây là thích ứng nhanh với những thay đổi của môi trường, từ kênh tìm kiếm ứng viên đến cách tiếp cận họ.

• Duy trì và tăng cường tuyển dụng trên các kênh Online (nền tảng tuyển dụng, mạng xã hội…)

Trong thời điểm dịch bệnh, việc lựa chọn các kênh tuyển dụng trực tuyến được coi là giải pháp tối ưu cho cả doanh nghiệp và người lao động. Một số kênh tuyển dụng mà bạn có thể tham khảo như:

• Các group Facebook chuyên môn, ngành nghề để tìm kiếm thông tin ứng viên hay đăng tin tuyển dụng. Ví dụ như Cộng đồng IT, Việc làm kế toán, Cộng đồng Digital Marketing…
• Các diễn đàn, forum chuyên môn
• Các kênh truyền thông chính thức của doanh nghiệp như fanpage, website,…
• Các website tuyển dụng trực tuyến như TopCV, VietnamWorks…

Tối ưu mạng lưới tuyển dụng nội bộ

Tuyển dụng thông qua các nguồn nội bộ làm giảm tỷ lệ tiêu hao chi phí và nỗ lực. Một nhân viên của tổ chức có thể trở thành một đại sứ tuyển dụng thông qua tài khoản mạng xã hội của họ. Xây dựng chương trình giới thiệu ứng viên có thưởng nhằm khuyến khích nhân sự giới thiệu nhân tài cũng là một cách giúp đẩy nhanh quá trình tuyển dụng trong mùa dịch.

Bên cạnh đó, cần lưu ý rằng, nhân viên giới thiệu ứng viên vì họ cảm thấy hài lòng với công việc hiện tại và muốn chia sẻ cơ hội này với các mối quan hệ của mình. Do đó, thay vì chỉ tập trung vào mức tiền thưởng, hãy cân nhắc đến việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc trở thành một nơi đáng để cống hiến.

• Tận dụng kho ứng viên tiềm năng Talent Pool

Làm công tác tuyển dụng, bạn có lưu lại những hồ sơ trước đây mà bạn thu thập được? Nếu có, hãy tận dụng chúng trong mùa dịch này. Và ngay cả thời điểm khác, đây cũng là kho ứng viên tiềm năng miễn phí mà bạn có thể tiếp cận và chiêu mộ.

6. Điều chỉnh quy trình phỏng vấn, đánh giá ứng viên

• Sử dụng bài test online với sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ

Bài test online đang trở thành xu hướng đánh giá nhân sự trong thời đại công nghệ số. Các bài test online không chỉ giúp nâng cao tính khách quan và hiệu quả trong tuyển dụng, mà còn đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí doanh nghiệp đăng tuyển, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả nhà tuyển dụng lẫn ứng viên. Và trong thời điểm dịch bệnh, những lợi thế của việc sử dụng bài test online càng được nhìn nhận một cách rõ ràng hơn.

Để bài test online có thể đem lại kết quả tốt nhất cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Kết quả của các bài test online là tương đối, nhà tuyển dụng cần nắm vững lưu ý này.
• Sử dụng các nền tảng cung cấp bài test online uy tín, nội dung bài test cần phải được cập nhật liên tục và phù hợp với doanh nghiệp của bạn, với mục tiêu đánh giá của bạn.
• Tạo không gian và thời gian thoải mái nhất cho ứng viên, để họ thực hiện các bài test thực sự khách quan, mang lại kết quả trung thực nhất.
• Nhà quản lý nên hiểu rằng, kết quả của các bài test online là công cụ hỗ trợ giúp nhà tuyển dụng đưa ra đánh giá về ứng viên, chứ đây không phải là yếu tố quyết định để nhà tuyển dụng chấp nhận hay từ chối một ứng viên.

Phỏng vấn trực tuyến thay vì phỏng vấn trực tiếp

Trước những diễn biến phức tạp của dịch Covid-19, quy trình phỏng vấn đang dần thay đổi, từ phỏng vấn trực tiếp sang phỏng vấn online qua video sử dụng các công cụ như Zoom, Skype, Google Meet… trừ các vị trí đặc biệt quan trọng như nhân sự cấp C.

Những lưu ý khi thực hiện phỏng vấn trực tuyến

* Trao đổi với ứng viên về quy trình tuyển dụng

Với hoàn cảnh dịch bệnh hiện tại, điều quan trọng là phải thông báo cho ứng viên về mọi bước của quy trình tuyển dụng. Đừng chỉ gửi một liên kết phỏng vấn video cho ứng viên. Hãy cung cấp cho ứng viên những điều họ cần chuẩn bị cho buổi phỏng vấn online và nêu rõ lý do tại sao bạn áp dụng hình thức này. Ngoài ra, hãy giải thích các lợi ích cho ứng viên của bạn. Chẳng hạn như sự thuận tiện, giảm nhu cầu đi lại, đảm bảo sức khỏe/an toàn trong gian đoàn dịch bệnh. Điều này giúp bạn có thể tạo thiện cảm với ứng viên ngay lập tức.

Chẳng hạn, nhà tuyển dụng tại Google đã gửi email sau đây:

“Trước diễn biến phức tạp của coronavirus (COVID-19) và để bảo vệ sức khỏe của ứng viên cũng như người phỏng vấn, chúng tôi sẽ thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn của Google trên toàn cầu thông qua Google Hangout (hoặc BlueJeans cho các quốc gia hiện hành) trong tương lai.”

* Cung cấp cho ứng viên tài nguyên để giúp họ chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Đối với một số ứng viên, phỏng vấn bằng video có thể không quen thuộc. Do đó, điều quan trọng là chia sẻ lời khuyên hoặc tài nguyên để giúp họ có sự khởi động tốt nhất. Điều này có thể đơn giản như gửi email với một vài gợi ý như: Họ cần chuẩn bị gì? (Ví dụ: máy tính xách tay có bật webcam, điện thoại thông minh, máy tính bảng); Nơi thực hiện cuộc phỏng vấn (Ví dụ: một căn phòng yên tĩnh với nền trung tính và nhiều ánh sáng tự nhiên nếu có thể); Lời nhắc nhở rằng ứng viên luôn có thể sử dụng nút tắt tiếng khi họ không nói (đặc biệt là khi họ ở nhà với trẻ em hoặc vật nuôi)

* Trau dồi kỹ năng và kinh nghiệm cho nhóm phỏng vấn

Không chỉ ứng viên mới cần kinh nghiệm liên quan đến phỏng vấn trực tuyến. Một số nhà tuyển dụng cũng có thể không quen với hình thức này. Vì vậy hãy dành thời gian để cung cấp cho toàn bộ nhóm phỏng vấn của bạn một khóa đào tạo để đảm bảo họ mang đến trải nghiệm tốt nhất cho ứng viên.

* Đừng “bỏ rơi” ứng viên

Các kế hoạch tuyển dụng sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều trong mùa dịch, vì thế nếu có bất kỳ sự thay đổi nào như lùi lịch phỏng vấn hay ngừng phỏng vấn thì các doanh nghiệp nên có câu trả lời thỏa đáng cho các ứng viên thay vì im lặng. Chủ động truyền đạt các thay đổi trong quá trình tuyển dụng của bạn và bất kỳ sự chậm trễ tuyển dụng nào sẽ giúp bạn hạn chế sự bối rối và cải thiện đáng kể trải nghiệm của ứng viên.

khi buổi phỏng vấn kết thúc, hãy cập nhật cụ thể cho ứng viên của mình những thông tin quan trọng, chẳng hạn như thang đánh giá câu trả lời, thời gian trả kết quả phỏng vấn hoặc những phúc lợi đi kèm mà bạn đã đề cập trong buổi phỏng vấn. Đồng thời cung cấp câu hỏi gợi ý để ứng viên có thể đưa ra những thắc mắc, trong trường hợp không thể thảo luận hết trong thời gian trực tuyến. Hành động này sẽ giúp ứng viên của bạn cảm thấy sự minh bạch trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp và sẵn sàng chủ động tìm hiểu thêm về tổ chức của bạn.

Lưu ý:

Nếu bạn vẫn đang thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp, hãy duy trì khoảng cách. Ứng viên sẽ hoàn toàn tôn trọng và đánh giá cao sự bảo vệ đó của doanh nghiệp. Đồng thời, hãy đặt nước sát khuẩn tại bàn phỏng vấn và hạn chế bắt tay. Thay vào đó, chúng ta có thể cúi chào lịch sự. Điều quan trọng nhất vẫn là tránh tiếp xúc trực tiếp và hạn chế tập trung đông người.

7. Onboarding “ảo”

Khi một ứng viên được tuyển dụng thành công trong mùa dịch, quá trình onboarding cũng có nhiều thay đổi, thiên về onboarding “ảo” nhiều hơn. Vậy làm thế nào để bạn giúp một nhân viên mới vào làm việc tại công ty cảm thấy hứng thú với công việc và muốn trở thành một phần công việc của bạn khi bạn và người đó không gặp gỡ trực tiếp hay tới văn phòng?

Một số công ty đang sử dụng công nghệ VR (thực tế ảo) để cho các ứng viên thăm văn phòng làm việc, cơ sở vật chất. Bên cạnh đó, việc triển khai họp qua video cũng vô cùng quan trọng. Lời khuyên của chuyên gia tuyển dụng Stewart:

“Hãy giúp nhân viên mới trở thành một phần trong doanh nghiệp của bạn bằng cách cung cấp những thông tin rõ ràng, chỉ thị rành mạch và và qua kỹ năng lãnh đạo thuần thục. Bạn có thể chỉ nói chuyện với họ khoảng 15 tới 20 phút mỗi ngày từ xa trước khi làm việc. Bạn cũng cần cung cấp nhiều tài liệu, thông tin, công cụ làm việc cũng như lịch họp qua video cho nhân viên mới. Hãy tạo cho họ một thói quen mới khi làm việc tại doanh nghiệp của bạn.”

8. Ứng dụng công nghệ để tối ưu số lượng và chất lượng tuyển dụng

Dịch Covid-19 là yếu tố tác động mạnh mẽ đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có công tác tuyển dụng. Tuy rằng có những ảnh hưởng tiêu cực, nhưng nhìn vào mặt tích cực, doanh nghiệp có thể tận dụng chính thời cơ này để chuyển đổi số trong hoạt động tuyển dụng, hưởng ứng Chương trình Chuyển đổi số Quốc gia do Thủ tướng Chính phủ ban hành vào tháng 6/2020.,

Bên cạnh những kỹ năng và kinh nghiệm sàng lọc ứng viên mà bạn có được trong quá trình tuyển dụng, việc kết hợp công nghệ sẽ giúp bạn tối ưu chất lượng và số lượng tuyển dụng trong giai đoạn hiện nay. Các công nghệ mới đã hoàn toàn cách mạng hóa cách thức tiến hành kiểm tra lý lịch, khiến việc tuyển dụng nhân viên mới trở thành một nhiệm vụ tốn ít công sức hơn, nhưng vẫn đem lại hiệu quả như mong muốn.

Lời kết

Đại dịch Covid-19 đã gây ra không ít trở ngại cho nền kinh tế nói chung, trong đó thị trường tuyển dụng cũng đối diện nhiều thách thức không kém gì các lĩnh vực khác. Giờ đây, doanh nghiệp cần nhanh chóng thay đổi chiến lược, tối ưu tuyển dụng mùa dịch để có thể thúc đẩy hoạt động của công ty quay lại quỹ đạo ban đầu và sẵn sàng bứt phá khi dịch bệnh qua đi. Mong rằng những chia sẻ và đề xuất cụ thể trong bài viết sẽ giúp bạn xây dựng được kế hoạch tuyển dụng phù hợp.