Công việc cụ thể mà một Operation Manager – trưởng phòng vận hành phải đảm nhận

Nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải nâng cao chất lượng trong từng mắt xích quy trình sản xuất. Vì lý do này, nhiều phòng ban mới được thành lập, nhiều vị trí mới được tuyển dụng. Theo thống kê của HRchannels, một trong số những vị trí mới tuyển dụng nhiều nhất hiện nay chính là Operation Manager. Vậy Operation Manager là gì? Mô tả công việc của một Operation Manager như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

I. Operation Manager là gì ?

Operation Manager – trưởng phòng vận hành – được tuyển dụng đa dạng ở nhiều loại hình doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ. Ban lãnh đạo doanh nghiệp kỳ vọng với sự chuyên môn hóa ở một phòng ban chuyên biệt, trưởng phòng vận hành sẽ đưa ra những cải tiến về thiết kế, quy trình sản xuất, cũng như quy trình hoạt động kinh doanh. Từ đó, cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc của doanh nghiệp cả trong sản xuất hàng hóa và dịch vụ. Cụ thể, Operation Manager sẽ chịu trách nhiệm:

• Phát hiện ra những điểm yếu trong quy trình vận hành, đề xuất phương án khắc phục

• Tìm ra những điểm mạnh, phát huy triệt để, nâng cao vị thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

• Đảm bảo quy trình sản xuất khoa học, tiết kiệm tối đa mọi nguồn nhân lực, nâng cao hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh.

II. Công việc cụ thể mà một Operation Manager phải đảm nhận

Để hiểu hơn về công việc mà một Operation Manager phải đảm nhận, chúng ta hãy cùng tham khảo bản mô tả công việc với những nhiệm vụ phổ biến tại hầu hết mọi loại hình doanh nghiệp cần đến Operation Manager.

Ở vai trò trưởng phòng, Operation Manager vừa phải đảm nhận công việc chuyên môn, vừa phải thực hiện tốt vai trò lãnh đạo phòng ban

1. Đề xuất chiến lược, kế hoạch theo định hướng phát triển

Mỗi giai đoạn kinh tế đều có những sự chuyển biến đa dạng, đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng thích nghi và cải tiến mới có thể duy trì vị thế cạnh tranh cao trên thương trường.

Chính yếu tố này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một phòng vận hành riêng, nơi đây, trưởng phòng vận hành sẽ là đầu tàu chỉ đạo nhân viên thực hiện các cuộc khảo sát, đánh giá kết quả kinh doanh. Từ đó, đề xuất những chiến lược, kế hoạch điều chỉnh quy trình vận hành chi tiết, đảm bảo hiệu suất và độ ổn định lâu dài cho doanh nghiệp.

2. Tham gia triển khai chính sách, chiến lược được phê duyệt

Những đề xuất cải tiến quy trình vận hành được phê duyệt sẽ do trưởng phòng vận hành trực tiếp triển khai với sự phối hợp của toàn phòng vận hành và những phòng ban khác.

Bên cạnh nhiệm vụ triển khai, phân bổ công việc chi tiết, trưởng phòng vận hành còn phải chịu trách nhiệm về kết quả cải tiến vận hành mà phòng ban đã đề xuất. Do đó, việc theo dõi liên tục quy trình triển khai thực hiện là công việc vô cùng quan trọng đối với Operation Manager.

3. Linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai chiến lược

Mọi kế hoạch dù hoàn hảo đến mấy cũng không tránh khỏi những sự cố ngoài ý muốn. Bằng kinh nghiệm và bản lĩnh của mình, bên cạnh những phương án dự phòng đã chuẩn bị sẵn, Operation Manager phải thường xuyên tiếp nhận báo cáo, kịp thời phát hiện những dấu hiệu cảnh báo sớm để có hướng xử lý nhanh và hiệu quả nhất.

4. Giám sát việc lập ngân sách và giải ngân

Tối thiểu chi phí, tối đa doanh thu là lý do mà doanh nghiệp muốn cải tiến quy trình vận hành. Chính vì vậy, việc triển khai kế hoạch cải tiến phải đi đôi với việc theo dõi chặt chẽ ngân sách triển khai kế hoạch và chi phí vận hành theo quy trình mới. Để làm tốt việc này, Operation Manager phải phối hợp chặt chẽ với phòng tài vụ.

5. Trực tiếp thuyết trình, đàm phán

• Thuyết trình bản kế hoạch đề xuất trước ban lãnh đạo

• Thuyết phục đối tác, cổ đông về hiệu quả quy trình vận hành mới mang lại

• Giải trình những sự cố phát sinh trong quá trình triển khai chiến lược…

Tất cả những trách nhiệm quan trọng này sẽ do Operation Manager đảm nhận.

6. Bảo mật tài liệu, kế hoạch phát triển của công ty

Cải tiến quy trình vận hành liên quan đến sự thành bại của doanh nghiệp trước sự cạnh tranh của đối thủ cùng ngành. Do vậy, những kế hoạch đã được phòng vận hành và toàn doanh nghiệp nỗ lực nghiên cứu, vạch rõ tiêu chí thực hiện cần phải được bảo mật, đặc biệt những doanh nghiệp, tập đoàn lớn điều này càng quan trọng hơn.

Thông thường những tài liệu, kế hoạch này sẽ được lưu trữ ở phòng giám đốc và phòng vận hành. Trong đó, bản chính đa phần do trưởng phòng vận hành chịu trách nhiệm bảo mật.

7. Xây dựng mối quan hệ ngoại giao tốt đẹp

Nhìn vào công việc của Operation Manager tưởng chừng chỉ liên quan đến nội bộ doanh nghiệp, nhưng thực tế, để triển khai cải tiến quy trình vận hành thành công cần có sự đồng thuận từ các đối tác (vận chuyển, nguyên vật liệu…), khách hàng và cả cơ quan chính quyền sở tại.

Do đó, xây dựng mối quan hệ ngoại giao tốt cùng các bên liên quan cũng là nhiệm vụ trong công việc của Operation Manager.

8. Hỗ trợ phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng

Ngoài nhiệm vụ liên quan đến chuyên môn, Operation Manager sẽ cùng phối hợp với phòng nhân sự trong công tác tuyển dụng, cụ thể là khi bổ sung nhân lực cho phòng vận hành hoặc một số phòng ban liên quan.

Lúc này, trưởng phòng vận hành sẽ là người phối hợp, còn trưởng phòng nhân sự sẽ là người trực tiếp triển khai quy trình tuyển dụng.

Mỗi doanh nghiệp có một quy trình làm việc mang tính đặc thù, điều này tạo nét văn hóa riêng cho doanh nghiệp. Tuy vậy, không có gì là mãi mãi, trong kinh tế lại càng chuyển biến sâu sắc hơn. Chính vì vậy, Operation Manager với bản mô tả công việc mà HRchannels đã giới thiệu trên đây sẽ là người mang đến nguồn sinh khí mới cho doanh nghiệp thông qua những cải tiến vận hành hiệu quả nhất.

Nguồn ảnh: internet