Kiểm soát tốt kế hoạch bằng to-do list

Người ưu tú luôn giữ thói quen kiểm soát tốt kế hoạch: Thiết lập to-do-list, quy định thời gian cho mỗi đầu việc, linh hoạt ứng biến...

To-do list luôn được coi là một trong những công cụ hiệu quả nhất giúp bạn thực hiện mọi kế hoạch từ lớn đến nhỏ.

1 – Tạo nhiều danh sách khác nhau

Thay vì lên một danh sách, chuyên gia khuyên bạn hãy lên ít nhất ba danh sách: một danh sách lớn (Master List) gồm những mục tiêu lâu dài, một danh sách tuần (Weekly List) gồm những việc cần được thực hiện trong 7 ngày, cuối cùng là danh sách cần được thực hiện ngay và luôn (High-Impact List hay HIT).

2 – Giữ danh sách đơn giản

Không có gì làm trầm trọng hóa sự trì hoãn của bạn hơn một danh sách dài ngoằng toàn chữ. Một mẹo bạn có thể áp dụng là chia đôi danh sách HIT, một phần chỉ nên có tối đa 10 đầu việc. Phần còn lại bạn có thể cho vào danh sách tuần hay kế hoạch lâu dài.

3 – Thực hiện những đầu việc quan trọng nhất 

Đây là những việc nên được đẩy lên vị trí ưu tiên trong danh sách của bạn. Hãy bắt đầu danh sách này với ít nhất 2 đầu việc tối quan trọng và cần được thực hiện trong hôm nay để đảm bảo bạn không bỏ lỡ chúng, sau đó làm những việc nhỏ nhặt hơn. Nếu phần còn lại của danh sách không được thực hiện hết, bạn cũng có thể thở phào vì đã hoàn thành phần quan trọng nhất.

4 – Bạn cũng có thể bắt tay vào làm những việc đơn giản nhất

Thậm chí trước khi làm việc quan trọng được nhắc đến ở phần ba, hãy làm một số việc đơn giản trong danh sách như gấp quần áo, rửa bát đĩa… bởi việc gạch bỏ một vài đầu việc trong danh sách sẽ khiến bạn cảm thấy rất hứng khởi và có động lực thực hiện tiếp những việc khó hơn. Đây cũng là bước "làm ấm" trước những hoạt động đòi hỏi nhiều thời gian và năng lượng hơn.

5 – Chia nhỏ các đầu việc

Những đầu việc của bạn nên được chia nhỏ và cụ thể nhất có thể, bởi nếu nhìn thấy những việc lớn lao chung chung, bạn sẽ không biết nên bắt đầu từ đâu và cuối cùng chẳng làm gì cả. Thêm nữa, một số đầu việc nên được chia nhỏ để có thể thực hiện trong nhiều ngày thay vì cố gắng hoàn thành trong một ngày để rồi bạn sẽ phát hoảng lên. 

Hãy tự đặt những câu hỏi như: "Bạn cần làm gì? Bạn sẽ làm trong bao lâu? Bạn cần nghỉ ngơi vào lúc nào?" để tránh cảm giác sợ hãi và áp lực. Hãy lên những mục tiêu khiến bạn cảm thấy mình có thể giải quyết được và chia nhỏ một dự án lớn thành những đầu việc nhỏ hơn.

6 – Càng cụ thể càng tốt

Danh sách của bạn nên đáp ứng đủ những yêu cầu này :

• Là một hành động cụ thể.
• Bạn có thể hoàn thành mỗi đầu việc trong một lần.
• Là những đầu việc chỉ mình bạn mới có thể hoàn thành (với những đầu việc cần sự đóng góp của nhiều người, hãy ghi cụ thể những việc bạn đảm nhận)

7 – Ghi chú chi tiết bên cạnh đầu việc 

Hãy thêm càng nhiều thông tin càng tốt bên cạnh mỗi đầu việc bạn cần thực hiện. Ví dụ nếu bạn cần gọi điện cho ai đó, hãy ghi chú số điện thoại của họ ngay bên cạnh thay vì mất thời gian tìm kiếm sau đó.

8 – Quy định thời gian cho mỗi đầu việc trong danh sách

Với lượng thời gian cụ thể, bạn sẽ có thể quan sát được tổng quan danh sách của mình và có cảm giác mình cần thực hiện nó. 

Ví dụ: Giặt đồ: 4–5 p.m Dọn sạch hòm thư: 6–7 p.m. Gọi bố mẹ : 7–8 p.m.

9 – Đừng căng thẳng

Nếu không thể thực hiện được đầu việc nào đó, thay vì phát hoảng lên, hãy tìm ra nguyên nhân khiến bạn không thể hoàn thành nó, sau đó tìm hướng giải quyết khác (có thể tìm sự giúp đỡ của người khác hay chia nó thành đầu việc thậm chí còn nhỏ hơn).

10 – Chia sẻ nó

Đôi khi cách tốt nhất để hoàn thiện danh sách là có ai đó biết về những việc bạn cần làm. Bạn có thể dán nó trên cửa tủ lạnh hay trên lịch điện tử để bất cứ ai trong dự án cũng có thể đọc được. Việc này sẽ khiến bạn cảm thấy mình cần phải thực hiện chúng.

11 – Tìm ra thời điểm phù hợp để lên danh sách 

Có người sẽ cảm thấy có động lực hơn khi lên kế hoạch trước khi đi ngủ, có người chọn lên kế hoạch vào buổi sáng khi ngủ dậy để bắt tay vào thực hiện các đầu việc luôn. Hãy tìm ra thời điểm thích hợp với chính mình để chúng mang lại hiệu quả tốt nhất.

12 – Giữ những danh sách cũ đã được thực hiện

Dán chúng ngay bên cạnh danh sách mới, cảm giác nhìn thấy mọi đầu việc được gạch bỏ sẽ mang lại động lực lớn để bạn thực hiện danh sách trong ngày, trong tuần, hay thậm chí trong năm.

13 – Lên danh sách mỗi ngày

Thậm chí khi bạn còn vài đầu việc từ danh sách cũ, hãy chuyển chúng sang danh sách mới, những danh sách đơn giản nhanh chóng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào việc thực sự thực hiện chúng.

14 – Linh hoạt

Hãy luôn dành ra khoảng 15 phút giữa các đầu việc trong danh sách, điều này khiến bạn tránh căng thẳng, có thời gian thư giãn và có thêm thời gian nếu bạn cần hoàn thành nốt việc dang dở. Khi cần nhiều thời gian thư giãn hơn, hãy đảm bảo bạn cho phép mình nghỉ ngơi và thậm chí bỏ qua một – hai đầu việc không quá quan trọng. Cảm giác sợ hãi to-do list sẽ khiến chúng phản tác dụng.

(Theo barcode)