Mô tả chi tiết về chức danh Trưởng phòng kho vận

Bạn đang tìm hiểu về vị trí Trưởng phòng kho vận nhưng chưa nắm rõ vị trí này cần thực hiện nhiệm vụ gì, chức năng và trách nhiệm ra sao? Dưới đây sẽ là thông tin hữu ích giúp bạn giải đáp những thắc mắc, định hướng nghề nghiệp tương lai cho mình.

1. Trưởng phòng kho vận là gì?

Doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận kho vận, những người làm ở đây thực hiện công tác xử lý kho hàng trước khi vận chuyển, kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho,… Vai trò của Trưởng phòng kho vận chính là quản lý, điều hành mọi hoạt động của phòng ban, giao phó nhiệm vụ cho các nhân viên cấp dưới, chịu trách nhiệm về việc làm của mình cũng như hàng hóa trong kho trước toàn doanh nghiệp.

2. Nhiệm vụ và chức năng của Trưởng phòng kho vận

Quản lý hàng hóa

Công việc của Trưởng phòng kho vận liên quan đến vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp, họ giám sát các bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu và vật tư vào công ty. Đồng thời giám sát các bộ phận kho và lưu kho, các hoạt động vận chuyển. Người quản lý kho vận cần phải theo dõi hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp, dự đoán nhu cầu trong tương lai của tổ chức, dựa trên dữ liệu được thống kê để điều chỉnh lượng hàng hóa cần đặt.

Phân bổ nguồn lực

Để theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả, Trưởng phòng kho vận cần phân bổ tốt nguồn lực của mình, các tài nguyên nên được phân bổ theo cách tối đa hóa để hoàn thành mục tiêu, sắp xếp nhân viên làm đúng chuyên môn, công tác. Phụ trách bộ phận vận chuyển và tiếp nhận yêu cầu từ trung tâm,  điều phối các sản phẩm, áp dụng thay đổi của kho và điều chỉnh quy trình luân chuyển sản phẩm, quản lý các bộ phận kiểm soát hàng tồn kho hoặc nhân sự. 

Giao hàng theo lịch trình

Trưởng phòng kho vận phải đảm bảo rằng tất cả các bên trong chuỗi cung ứng được chuẩn bị sẵn sàng để vận chuyển và nhận nguyên liệu của họ vào đúng ngày, giờ đã hẹn. Các bên đều phải đúng tiến độ, nếu không sẽ phải bù đắp tổn thất cho sự thay đổi.

Đàm phán với người vận chuyển

Người quản lý kho vận cần phối hợp với các hang vận chuyển để việc vận chuyển hàng hóa được thực hiện tối ưu, đàm phán ở mức giá tốt nhất, giám sát việc chọn, đóng gói và nhân viên vận hành xe.

Quản lý nhân viên

Bên cạnh các công việc chuyên môn thì quản lý, giám sát nhân viên cũng là chức năng quan trọng của Trưởng phòng kho vận. Điều này bao gồm đào tạo nhân viên đúng cách, thiết lập mục tiêu rõ ràng, giám sát hiệu suất lao động của họ, đảm bảo họ tuân thủ đúng luật và quy trình an toàn. Với các kho lớn, có hàng trăm nhân viên thì càng phải chú trọng đến công tác lãnh đạo, đào tạo và sắp xếp nhân viên và các nhiệm vụ quản lý chung, quản lý tốt cung cấp dịch vụ khách hàng và quản trị văn phòng.

Quản lý vật tư

Họ cũng phải chịu trách nhiệm bảo đảm nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển trong tình trạng tốt, các phương pháp vận chuyển sẽ không làm hỏng chúng và nếu hỏng hóc thì phải có cách sửa chữa, bảo trì kịp thời. Trưởng phòng kho vận tiếp nhận, xử lý vật liệu kịp thời, lập kế hoạch, đặt hàng, quản lý và lưu trữ nguyên liệu theo hướng dẫn, quy định của tổ chức, nhà cung cấp. Thiết lập máy, ước tính sử dụng hàng ngày, sắp xếp lại số lượng.

Quản lý rủi ro

Nhà quản lý nào cũng phải có tầm nhìn xa, không chỉ là hoạch định kế hoạch cho tương lai mà còn phải đo lường trước những rủi ro, vấn đề có thể phát sinh ngoài ý muốn. Từ đó đánh giá, thiết lập phương án xử lý hiệu quả, tránh gây ra ảnh hưởng xấu đến sự hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý ngân sách

Trưởng phòng kho vận luôn phải chú ý đến ngân sách, tìm kiếm cơ hội để tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc nhờ việc sử dụng các phương pháp hoặc dịch vụ phù hợp hơn.

3. Mô tả công việc của Trưởng Phòng kho vận

- Đề xuất các chế độ vận chuyển, định tuyến, thiết bị và tần số tối ưu.

- Thiết lập, giám sát các hệ thống đo lường hiệu suất dựa trên chuỗi cung ứng cụ thể.

- Xây dựng kế hoạch thực hiện các hệ thống quản lý dòng nguyên liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất.

- Đào tạo, quản lý, giao nhiệm vụ cho nhân viên, bộ phận kho vận nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

- Tổ chức việc nhận hàng, xuất hàng, kiểm kê, bảo quản hàng hóa trong kho ở các nơi.

- Đảm bảo vấn đề kho bãi cho kế hoạch nhập hàng của công ty diễn ra suôn sẻ. Tổ chức, sắp xếp, điều chỉnh hoạt động kho vận phục vụ tốt cho kế hoạch kinh doanh của đơn vị.

- Quản lý, giám sát các hệ thống máy móc, an ninh, phòng cháy chữa cháy… nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa, tài sản công ty.

- Báo cáo về số lượng hàng hóa cho ban giám đốc.

- Kiểm tra tiến độ giao hàng của bên vận chuyển, chỉ đạo nhân sự thực hiện kiểm kê hàng hóa, tài sản theo định kỳ.

- Thực hiện báo cáo kiểm kê tài sản cho bộ phận tài chính – kế toán của công ty.

Trưởng phòng kho vận có vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp, họ tham gia vào việc điều phối hàng hóa, liên lạc với các nhà sản xuất và giám sát các lô hàng thành phẩm tới những nhà bán lẻ và người tiêu dùng.

Ở vị trí này, Trưởng phòng kho vận cũng nhận về mức lương tương đối hấp dẫn, được đánh giá trong top thu nhập hàng đầu. Nếu quan tâm đến việc làm Trưởng phòng kho vận hay bất kỳ chức vụ quản lý cấp cao nào khác, bạn hãy chia sẻ thông tin với chúng tôi, HRChannels với hơn 10 năm kinh nghiệm dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được công việc như ý.

Chi tiết liên hệ:

Nguồn ảnh: internet