Những quy tắc đơn giản để có cuộc họp thành công
Để những buổi họp diễn ra thành công và không làm mất thời gian của mọi người, bạn cần phải tuân thủ những quy tắc cơ bản sau đây.
1. Mời đúng đối tượng
Đối tượng trong một cuộc họp cần phải đúng người, đúng việc. Một cuộc họp bàn về việc tìm khách hàng liên quan đến bộ phận sales thì bạn chỉ nên mời người bên sales vào làm việc. Tránh trường hợp họp về khách hàng của sales lại đi mời bộ phận IT vào cùng làm việc, trong khi họ không có việc gì liên quan đến cuộc họp ấy.
Ngoài ra, trong một số cuộc họp, bạn chỉ cần mời người nào cần nghe chứ không phải mời hết những người ở bộ phận đó vào làm việc mới cần thiết. Do đó, đừng làm mất thời gian của người khác khi họ còn quá nhiều việc phải làm chỉ vì một cuộc họp không liên quan đến mình hoặc không cần thiết phải nghe như vậy.
2. Gửi yêu cầu, mục đích của cuộc họp trước cho mọi người
Một việc làm nhỏ là gửi trước cho mọi người mục đích của buổi họp cần bàn những gì. Điều đó sẽ giúp bạn và mọi người tránh được tình trạng “ngơ ngác như nai vàng” không biết phải bắt đầu từ đâu và phải làm gì tại cuộc họp.
3. Không bàn việc riêng
Cuộc họp là nơi để bàn về kế hoạch và chiến lược sắp tới. Tuy nhiên, có nhiều khi nó lại trở thành một cuộc họp mặt để “tám chuyện” của mọi người, làm cho thời gian trôi qua một cách vô ích mà công việc lại chưa được giải quyết.
Là người tổ chức cuộc họp, bạn phải biết mình cần họ có mặt trong thời gian nào là hợp lý nhất, không phải cứ ngồi lâu là ý tưởng sẽ ra và ngồi lâu thì mới hiệu quả. Chỉ khi bạn biết quý trọng thời gian của người khác và biết giới hạn độ dài của cuộc họp thì nó mới thực sự là trở thành một cuộc họp lý tưởng. Thời gian thích hợp nhất cho một cuộc họp, tùy theo từng nội dung cuộc họp mà ta giới hạn từ 15 - 45 phút là hiệu quả nhất.
4. Luôn ở tư thế làm chủ cuộc họp
Với những cuộc họp gói gọn trong thời gian ngắn với 10 người, bạn không thể ngồi nghe họ trình bày hết một bản kế hoạch từ đầu tới cuối được, cách tốt nhất là bạn phải đứng ra làm chủ cuộc họp để mọi người nêu ý kiến.
Vì mục tiêu, nội dung cuộc họp đã có, bạn chỉ cần đề nghị mọi người đưa ra ý tưởng đóng góp và ngắt đúng lúc thì họ đưa vấn đề đi quá xa. Chỉ khi bạn làm chủ được cuộc họp, mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều và hoàn thành nhanh chóng.
Những điều chia sẻ ở trên có thể bạn biết nhưng vẫn chưa thực hiện được thì từ bây giờ, hãy tập cho mình thói quen mới trong mỗi cuộc họp. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian của mình và người khác mà còn có được kết quả đáng mong đợi đấy.
Chúc các bạn thành công!
- Tổng hợp