What are common mistakes that new or inexperienced managers make?

There are several common mistake that new manager will make including myself. I found the below story which tell a very typical situation.

*** Here’s a scenario you may have seen when a new manager got promoted at your company. See if you can identify the key mistakes this new manager made:

Sue just got promoted in an organization where hitting deadlines is a core value. The CEO believes deadlines are the key to excellence and that people who miss deadlines are lazy and disorganized. Right or wrong, that’s the culture, and Sue thrived in it. She never missed a deadline in her life.

Now, barely settled into her new office, she gets a visit from Don, a direct report with whom she shared a cubicle before her promotion. He says that a vendor let him down. A part will arrive a week late and he’s going to miss his deadline for a new product design.

And Sue says, “That same vendor did that to me once, too. I’d like you to call them and find out if you can get the part any faster. Otherwise, the big boss is going to throw a fit.”

What went wrong?

You probably spotted some huge mistakes Sue made. Here are three:

* She empathized with Don, saying she understood his disappointment. MANAGER SHOULD NEVER SYMPATHIZE WITH POOR PERFORMANCE.
* She softly suggested that Don pressure the vendor. THIS NEED TO BE A STRONG DIRECTIVE W SOME TEETH :).
* She abdicated her own role as an authority figure by saying the CEO would be angry about the missed deadline ( THIS IS THE BIGGEST MISTAKE OF ALL).

Overall problem: Sue thinks she’s still “one of the guys.” She doesn’t realize that as a manager she’s on stage and need to fully embody the values and culture of the organization by living it and take full responsibility for it.

Some of the most common mistakes, in short, new managers often miss the forest from the trees. Your role as manager is to set simple and achievable goals to forward your business, cultivate a world-class team to execute upon those simple goals, and finally provide that team with the proper tools and guidance to accomplish those simple goals.
1. Not setting clear goals for your team
2. Not setting up transparent systems to monitor and guide toward those goals
3. Not focused on having the right people on the bus to accomplish those goals
4. Leading by words, not example as you march towards those goals
5. Not realizing that the best leaders give credit for success to their team for successfully accomplishing their goals and take personal responsibility for any failure to do so.

Trước khi chúng tôi bắt đầu, chúng ta hãy làm rõ Quản lý (manager) và Lãnh đạo (Leader).
@ Dương Đặng,

Sự khác biệt chính giữa quản lý và lãnh đạo nhà lãnh đạo sẽ lo về chiến lược kinh doanh cho tương lai, quản lý thì chăm lo cho hiệu quả ngày hôm nay và nhiều lợi nhuận = chiến thuật.

NHÀ LÃNH ĐẠO là doanh nhân hoặc giám đốc điều hành là người ra các quyết định tiếp tục / thay đổi hoặc có chiến lược mới / tầm nhìn/ tương lai mới. Chỉ mình Ông đơn phương 1 mình quyết định từ trước tới giờ: “chúng ta đã bán các máy vi tính Mac cạnh tranh với PC world/ Windows, bây giờ chúng ta sẽ bán tai nghe và máy nghe nhạc những thứ được gọi là Ipod để cạnh tranh với Sony walkman!+ Bạn tự mình chống chọi mọi việc khi kinh doanh và doanh số đi xuống vì họ nói “bạn là đồ điên”. Steve Jobs đã nhận một bài học như thế trong các thập niên 90 khi ông thuê một Phó Giám đốc điều hành của Apple, John Sculley, John và Steve có nhìn khác nhau về tương lai của công ty. Hội đồng quản trị bị sa thải Steve Jobs ... trên đời cũng có nhiều người giống bạn, bạn không một mình ... bạn có kẻ thù!

NHÀ QUẢN LÝ chịu trách nhiệm về công việc của bộ phận kinh doanh của mình và ông là người thúc đẩy hoặc phân bổ nguồn lực. Theo tôi thấy nhà quản lý giống như một ví dụ như sau: không bị bệnh, đi sớm về trể, làm việc hết mình, chơi hết mình, là một hình tượng mẫu người lý tưởng của công ty và gia đình, không đi vệ sinh quá lâu, không lướt web trong giờ làm, không tán gẫuvới bạn bè trong giờ làm ... NHÀ QUẢN LÝ VỪA LÀ NAM SIÊU NHÂN VÀ NỮ SIÊU NHÂN, một cách logic, ông phải là một biểu tượng vừa là người đàn ông và phụ nữ ...Vậy thì hãy cho tôi biết nhà quản lý giỏi là người thế nào!?

Vì vậy, những gì tôi nhìn thấy:

# SAI LẦM 1: MUỐN MỌI NGƯỜI THÀNH SIÊU NHÂN: công việc của người quản lý là họ cảm thấy họ cần phải là siêu nhân, và mọi người nghĩ rằng anh ta phải biết tất cả mọi thứ kể cả tương lai của công ty như ông sẽ hướng dẫn và làm thế nào và làm gì để được thành công. Đây là định nghĩa của một “thầy bói” hay Harry Potter. Vì vậy, những gì họ làm là sử dụng CHUYÊN MÔN TRONG QUÁ KHỨ của họ đã làm cho họ thành công và áp đặt trên tất cả. Họ làm việc từ 8h sáng tới 8h tối, có được siêu kỹ thuật, siêu báo cáo làm việc cả vào cuối tuần và chứng tỏ họ làm việc rất hiệu quả và muốn áp đặt lối sống này vào nhân viên những người chẳng có chút hào hứng cũng như năng lượng hoặc trí tuệ nào cho việc này. Nếu Ronaldo được đội Real Madrid để quản lý, ông sẽ không thay thế tất cả 11 cầu thủ thành 11 Ronaldos ... bao gồm cả thủ môn!

# SAI LẦM 2 KHÔNG THAY ĐỔI CÁC KỸ NĂNG QUẢN LÝ: Các kỹ năng và nghệ thuật quản lý tạo thành 1 nguồn lực chứ không tạo lên 1 nhóm siêu nhân. Vấn đề là họ cần phải đi ra khỏi "vùng thoải mái (comfort zone)" của mình và học hỏi những kỹ năng mới. Hầu hết các nhà quản lý làm nhiều việc hơn và sử dụng những kỷ năng họ có được trong quá khứ. Điều này rất sai. Nếu bạn là Lionel Messi và chúng tôi cho bạn quản lý đội bóng Barcelona, bạn sẽ không thể cho tất cả các cầu thủ chơi không hay nghỉ và tạo 1 đội mới. Bạn không có tiền để làm điều đó. Bạn cần phải biết làm thế nào để thủ môn, hậu vệ và trung vệ ... có các kỹ năng tốt hơn và động lực để giành chiến thắng các cup (tiền hoặc thăng tiến trong công ty). Bạn cần phải nghiên cứu kỹ năng thật của họ tốt giỏi ở mặt nào, từ đó lên kế hoạch chiến thuật để ngăn chặn Ronaldo. Bạn cần phải thiết kế chiến lược thi đấu, khi Manchester có một cuộc tấn công đỉnh cao, phòng thủ ít hơn, chiến lược phù hợp sẽ tấn công nhiều hơn, phòng thủ nhiều hơn, thả lỏng trung tâm. Đây là những gì mà Jose Mourinho thực hiện mỗi ngày. Vì vậy, có phải là điều bạn cần làm là phân bố nguồn nhân lực?

Nhân viên: khai thác thế mạnh của họ và nhân nó lên bằng các chương trình đào tạo. Nếu Bạn có một người bán hàng giỏi với các siêu thị, làm việc tuyệt vời, thì không để cho anh ta thành một siêu nhân nội trợ và ở nhà. Một người phụ nữ đang mang thai, bạn không thể cho cô ấy đi bán hàng đồng bằng sông Cửu Long, hãy chuyển công việc của cô thành nhân viên bán hàng qua điện thoại hoặc Internet. Một kỹ sư tốt tuyệt vời thuyết trình powerpoint, hãy để anh ta làm nhiều hơn cho các nhân viên bán hàng siêu thị với các bài thuyết trình tuyệt vời.

Ngân sách: kiểm tra công cụ tiếp thị bán hàng nào mang nhiều lợi nhuận hơn và đầu tư nhiều hơn và các công cụ đó. Vứt bỏ những việc không hiệu quả. Hầu hết các nhà quản lý đều có một ngân sách và giữ nó cho Tết và mua quà hoặc karaoke với khách hàng lớn cho dù khách hàng đó mua nhiều hơn hoặc ít hơn.

IT: hãy học hỏi kiến thức về sức mạnh của công nghệ thông tin, áp dụng trong quản trị, bán hàng hoặc giao hàng để có hiệu suất tốt hơn? Điều này rất khó đối với một người quản lý mới từng là một ngôi sao trong bán hàng, ghét tổ chức, hoặc báo cáo.

Báo cáo: một từ đặc biệt trên báo cáo và thời hạn,

Hạn chót: nó không phải là mục đích cuối cùng! Windows Vista được lên lịch làm trong 1 thời hạn, các dòng sản phẩm này không hoàn tất trong thời hạn đề ra! HP muốn hết sức bắt kịp với thời hạn được đưa ra với Ipad đưa ra trước đó 1 năm rưỡi, sản phẩm không không ra gì, họ quyết định chi 128 triệu USD để kịp thời hạn cho sản phẩm chưa hoàn tất.

BÁO CÁO: nó là một chi phí thuần khiết, nếu 10 người trả lương 10tr VND mỗi tháng và dành 3 giờ mỗi tuần trong báo cáo cấp trên + mỗi người dành 1 giờ để đọc báo cáo và phản hồi = 1 / 2 ngày. Thời giờ mất đi cho 10 nhân viên x4 tuần x1/2 ngày /20 ngày x 10tr = 10.000.000 trong báo cáo ... chưa kể giấy và điện.
Lấy 10tr này đầu tư vào chương trình đào tạo tốt cho nhân viên, không ai mất gì cả!

This is the rule of thumb among Japanese and I find that it worths reading.

http://www.aimnext.com.vn/vi/service/hou-ren-sou/ (báo cáo, liên lạc và nhờ trợ giúp)

When we are promoted to a higher position, more communication channels are made and that keeping you and all the stakeholders staying up to date is harder.

As we are new and/or inexperienced, we don't need to pretend that we know everything, don't be hestitate to ask.

Command your men sending daily report, and remind yourself sending reports to higher managers.

This way, you get advice from your transparent questions and you will keep everything under control.

I agree with Hoa, inexperience managers often " ngựa non háu đá". They want to show off and change everything. So that, they don't have enough support from their team. One more common mistake that new or inexperienced managers make is thinking they are supposed to know more than their team, and then trying to establish their hierarchical leadership position by demonstrating expertise in all areas.

As a manager, your role is to be the orchestra leader (keep the players in tune and playing together at a good tempo), not to tell the first chair violin player how to play her instrument. Knock down barriers for your team, and then *get out of the way*.