Phát hiện một vị trí quản lý lạ

 “Lạ” thì chắc nó cũng… không “lạ” đâu, bạn ạ. Cơ bản thì vị trí này chính là mảng “Industrial Relation” của HR (tiếng Việt mình gọi là mảng “Quan hệ Lao động”). Đây là mảng rất rất rất “challenging” :D:D:D. Tuỳ theo tình hình thực tế của từng công ty mà mảng này sẽ được “gộp” vào trong trách nhiệm của HR Manager hay sẽ tách thành một bộ phận riêng. Có một điểm mình thấy hơi “lạ” là không phải bản mô tả công việc nào của HR Manager cũng đề cập đến mảng này nhưng 100% các anh chị HR Manager, dù ít hay nhiều, luôn phải “in charge” nó (hơi bất công cho các HR Manager nhỉ :D:D). Nếu Thảo Lê đã quan tâm đến vị trí này thì cho phép mình giới thiệu một chút về nó nhé (trong phạm vi kinh nghiệm của mình thôi nhé):

Trước tiên, mình nói một chút về cái tên “Industrial Relations” và“Employee Relations”:

Có một người sếp đã nói với mình thế này: “mình không sợ thiếu vốn, mình cũng không sợ cạnh tranh, mình sợ nhất là nội bộ lục đục”. Đến giờ, sau một thời gian đi làm, chiêm nghiệm lại, mình thấy đúng.

Công ty (hoặc bất kỳ một tổ chức nào) đều chứa đựng trong nó 3 mối quan hệ chính:

• -Quan hệ luật pháp với Nhà nước (hiểu là quan hệ giữa công ty với Nhà nước & quan hệ giữa NLĐ với Nhà nước).
  
• -Quan hệ Người lao động (NLĐ) –Người sử dụng lao động (NSDLĐ).
  
• -Quan hệ giữa NLĐ với nhau.
  

(đường nhiên, còn có các mối quan hệ khác như quan hệ công ty – cổ đông, công ty – đối tác, công ty – công chúng…nhưng những mối quan hệ này không có tính chi phối đến hoạt động của doanh nghiệp một cách thường xuyên & chặt chẽ như ba mối quan hệ trên)

Về cơ bản, “Industrial Relations” chịu trách nhiệm “theo dõi” ba mối quan hệ trên. Tuy nhiên, chắc bạn cũng thấy, trong ba quan hệ trên,  quan hệ giữa NLĐ-NSDLĐ & quan hệ giữa NLĐ với nhau là hai quan hệ quan trọng nhất & trong nhiều trường hợp, nó ảnh hưởng đến cả sự tồn vong của doanh nghiệp. Do vậy vị trí “Industrial Relations” về thực chất là quản lý và tạo điều kiện để quan hệ NLĐ-NSDLĐ; quan hệ giữa NLĐ với nhau được trơn tru và thông suốt. Nói cách khác, “Industrial Relations” giờ chỉ tập trung vào NLĐ & NSDLĐ nên nó được gọi là “Employee Relations”.

Vậy nhiệm vụ chính của “Employee Relations” là gì?

Mình sẽ không đi sâu vào từng nhiệm vụ cụ thể của vị trí này vì nó có thể được điều chỉnh tuỳ theo từng công ty nhưng tựu trung lại, nhiệm vụ cốt yếu nhất của vị trí này là giúp ổn định tổ chức bằng việc thông suốt các mối quan hệ thông qua việc tăng cường communication & feedback.

Thực tế, chắc bạn cũng thấy là trong công ty, luôn luôn tồn tại những bất mãn, những “ức chế không hài lòng” trong đội ngũ nhân sự, từ việc: “tôi thấy chính sách công tác phí không hợp lý”, “tôi không hiểu tại sao công ty lại ra quy định kỳ cục như vậy” (giống như vụ “ngủ-trưa-FPT”) hay “sếp tôi đánh giá tôi không công bằng” hay “công ty gì mà chẳng có tình nghĩa gì hết”...etc. Những ức chế này không phải lúc nào cũng được thảo luận thẳng thắn, công khai & rõ ràng nếu không được giải quyết, nó sẽ cản trở sự hợp tác của nhân viên. Hệ quả là hiệu quả của tổ chức sẽ xuống dốc không phanh & trong nhiều trường hợp, tổ chức phải trả một cái giá rất đắt.

Vì vậy, tổ chức cần phải “manage” nó & đó là chức năng chính của  “Industrial Relations” (hay “Employee Relations”).

Lúc này, “ Employee Relations” sẽ phải tăng cường & chủ động lắng nghe phản hồi của  nhân viên, chuyển nó tới các bộ phận có liên quan & hỗ trợ feedback. Trong nhiều tình huống, nếu các feedback này không hiệu quả, hoặc quá tiêu cực, thì phải dự tính đến việc điều chỉnh Staffing Plan (ví dụ như: tuyển mới hay điều chuyển người để hai người có mâu thuẫn không gặp mặt nhau hoặc kiểm soát các nhân viên có quan hệ họ hàng…etc..). Rồi vị trí này phải dự báo được “tình hình” trước các “thay đổi”, các phản ứng của nhân viên trong những tình huống có thể xảy ra (như thay đổi các chính sách nội bộ hay khi áp dụng lương tối thiểu mới…etc…)

(Nếu bạn đã từng làm ở khối Nhà máy, chắc bạn sẽ hiểu bộ phận HR như ngồi trên đống lửa như thế nào mỗi khi Lương tối thiểu thay đổi. Vấn đề là không phải công nhân nào cũng hiểu về lương tối thiểu hay hiểu về hệ thống lương. Đã vậy những thông tin về lương rất nhạy cảm và lan truyền rất nhanh. Nếu bộ phận HR không “cứng”, không thông báo rõ ràng, không giải thích rốt ráo thì hậu quả sẽ rất tai hại (chắc bạn cũng biết là mỗi lần điều chỉnh lương tối thiểu là số vụ đình công ở các khu công nghiệp tăng cao).

Một câu hỏi đặt ra là: “Nó là nhiệm vụ của HR mà, sao phải tách thành một vị trí riêng biệt?”

Có 3 lý do chính:

1.Vì workload: chắc bạn cũng biết là workload của bộ phận HR rất nặng trong khi nhiệm vụ này đòi hỏi bạn phải theo sát tình hình của cả workforce (cũng rất nặng) nên việc kiêm nhiệm gần như không mang lại hiệu quả là mấy.

2.Vì vị trí này cần độc lập, khách quan & chủ động:  Chú ý là HR cũng là một mảng bị than phiền rất nhiều nên nếu kiêm nhiệm sẽ khó mà xử lý. Ở rất nhiều công ty, có một tình trạng là công-nhân-viên không hài lòng với các quy định, chính sách của HR nhưng họ không phản ánh được vì chính bộ phận HR là nơi tiếp nhận và xử lý các phản ánh này.

3.Không phải mọi complaints, mọi chính sách, HR đều có thể hiểu một cách thấu đáo (ví dụ như những complaints về sales bonus, về commission, các đơn thư tố cáo & các mối quan hệ trong nội bộ phòng ban khác…Những trường hợp này HR rất khó can thiệp...)

Vậy: ai sẽ đảm nhiệm nếu không có vị trí này?:

Sẽ có 3 đối tượng chia sẻ công việc này (nếu công ty không thiết kế vị tri riêng biệt)

• Thứ nhất: Bộ phận HR: xử lý các xung đột có tính vi phạm kỷ luật, vi phạm nội quy
  
• Thứ hai: Trưởng các bộ phận: xử lý các xung đột có tính cá nhân trong nội bộ phòng ban mình
  
• Thứ ba: Công đoàn: xử lý các xung đột tập thể.
  

Ở những công ty như thế nào (lĩnh vực, quy mô...) thì cần vị trí này?

Như mình đã nói ở trên, 100% các HR Manager, dù ít hay nhiều, đều phải in charge nhiệm vụ này. Chuyện này cũng dễ hiểu vì chẳng có công ty nào mà không phải đối mặt với tình trạng xung đột giữa các mối quan hệ trên. Tuỳ theo từng ngành nghề, quy mô tổ chức và độ ảnh hưởng của xung đột lên hiệu quả công việc mà vị trí này được nảy sinh. Tuy nhiên, mình cũng phải nói rằng, theo kinh nghiệm của mình, mảng Employee Relation là mảng ít được tách ra nhất trong HR & thường chỉ có những công ty có tổ chức chuyên nghiệp  mới phân lập riêng mảng này. Còn lại thì do các anh chị HR Manager kiêm nhiệm (bạn có thể thấy hàng loạt các công ty VN mình, kể cả các công ty rất lớn về quy mô nhân sự, ở mọi ngành nghề, hoàn toàn không có vị trí này).

Hy vọng Thảo Lê thấy hứng thú :D:D:D.

Tôi không biết công ty đăng tuyển vị trí này là công ty nào nhưng rõ ràng là công ty đó đã nhận ra được nguy cơ thật sự trong mối quan hệ giữa nhân viên với nhau & đây là giải pháp tốt. Vị trí này chẳng khác gì 1 chuyên gia gỡ rối nhằm ngăn ngừa/giải quyết những bất đồng nội bộ mà nếu để lâu sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Nói 1 cách khác, vị trí này giống như chức năng customer service mà customer ở đây là nhân viên trong công ty. Có thể vị trí này chưa giải quyết được tận gốc vấn đề nhưng nó là bước đi hiệu quả trong việc xoa dịu & giải tỏa bước đầu những khúc mắc & bức xúc của nhân viên (ít ra họ có được nơi lắng nghe họ nói). 

Có những vấn đề mà vị trí này cần chuẩn bị tâm lý:

+ Bạn sẽ người hùng nếu giải quyết được các vấn đề của nhân viên

+ Hoặc bạn sẽ dần trở nên bị ghét bỏ, bị quên lãng & không còn giá trị gì khi không giải quyết được các vấn đề của nhân viên (vì nhân viên rất kỳ vọng vào bạn)

+ Và cuối cùng bạn sẽ đứng giữa 2 chọn lựa: đấu tranh cho điều chính đáng hay im lặng như những kẻ hèn nhát & ích kỷ.

Vài dòng chia sẻ!!

Vị trí này hình như bên StanChart đăng tuyển, nếu là nó thì chẳng liên quan chi đến HR của ngân  hàng cả mà nó liên quan đến HR của khách hàng của ngân hàng. Đ/C phụ trách vị trí này sẽ deal với các công ty để bán hoặc thiết kế ra 1 gói sản phẩm dành cho nhân viên của công ty; có thể bao gồm: chuyển  lương qua stanchart, stanchart offers thấu  chi cho nhân viên, offer các khoản vay tín chấp, thế chấp, credit card... Nó cũng chỉ là cái title đại diện cho 1 trong những kênh phân phối các sản phẩm của ngân hàng bán lẻ thôi.