Công việc của vị trí trợ lý tuyển dụng là gì?

Trợ lý tuyển dụng là nhân sự thuộc một dịch vụ thuê ngoài được chính các công ty tư vấn nhân sự chuyên nghiệp như TalentBold, NIC, HR2B… cung cấp. Số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn thuê ngoài trợ lý tuyển dụng ngày càng lớn thông qua quá trình tác nghiệp của trợ lý được thuê. Vậy công việc của một trợ lý tuyển dụng là gì mà có thể chinh phục cả những doanh nghiệp kỳ vọng cao nhất?

I. Đôi nét về vị trí trợ lý tuyển dụng

Trợ lý tuyển dụng là người phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự cho một doanh nghiệp cụ thể.

Điều đặc biệt là trợ lý tuyển dụng không thuộc sự quản lý của doanh nghiệp mà thuộc quản lý của công ty dịch vụ thứ ba (nơi cung cấp trợ lý tuyển dụng) – thường là các công ty tư vấn nhân sự chuyên nghiệp.

Các công ty dịch vụ này sở hữu số lượng lớn chuyên viên giỏi nghiệp vụ, giàu kinh nghiệm, có kiến thức và mối quan hệ sâu rộng trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự.

Doanh nghiệp sẽ ký hợp đồng với công ty dịch vụ để thuê trợ lý tuyển dụng thay vì trực tiếp doanh nghiệp phải tuyển dụng, đào tạo và trả các chi phí quản lý nhân sự cho chuyên viên tuyển dụng riêng của doanh nghiệp.

Thông qua hình thức thuê ngoài trợ lý tuyển dụng này, doanh nghiệp sở hữu rất nhiều tiện ích:

• Tốc độ tìm kiếm nhân sự phụ trách mảng tuyển dụng nhanh chóng

• Không tốn chi phí tuyển dụng

• Không tốn chi phí đào tạo

• Không phải trả lương thưởng, phúc lợi như đối với nhân sự của doanh nghiệp.

• Không tốn chi phí cơ sở vật chất vì không gian làm việc của trợ lý tuyển dụng thuê ngoài đều từ xa hoặc tại công ty dịch vụ thứ ba thông qua phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp.

• Có được trợ lý tuyển dụng chuyên môn giỏi, nâng cao nhanh hiệu quả tuyển dụng nhân lực.

• Mức phí thuê thấp hơn nhiều so với việc tuyển dụng chính thức mà kết quả làm việc lại cải thiện vượt trội.

• Linh hoạt điều chỉnh tăng giảm quy mô nhân sự phục vụ công tác tuyển dụng gần như ngay lập tức…

Trợ lý tuyển dụng thuê ngoài cũng là “cánh tay đắc lực” của trưởng phòng/ giám đốc nhân sự, trực tiếp tham gia vào các quy trình triển khai kế hoạch tuyển dụng của doanh nghiệp.

Với kiến thức chuyên sâu về khía cạnh tuyển dụng nhân sự, trợ lý tuyển dụng sẽ là người triển khai những chỉ thị và kỳ vọng ngắn gọn từ phía ban giám đốc hoặc quản lý trực tiếp thành những công việc chi tiết, cụ thể tới những cá nhân, bộ phận liên quan để hoàn thành kỳ vọng tuyển dụng được mong đợi.

II. Mô tả công việc của một trợ lý tuyển dụng

Doanh nghiệp có thể tùy chọn khi ký hợp đồng thuê:

• Thuê trợ lý tuyển dụng bên ngoài đảm nhận toàn bộ công việc tuyển dụng nhân sự

• Sử dụng kết hợp trợ lý tuyển dụng thuê ngoài và phòng nhân sự của doanh nghiệp.

Danh sách công việc của trợ lý tuyển dụng dưới đây sẽ phản ánh chất lượng công việc tuyển dụng mà doanh nghiệp luôn nhận được khi lựa chọn hình thức thuê ngoài này:

1. Lên kế hoạch tuyển dụng

Thông qua phần mềm tuyển dụng chuyên nghiệp, trợ lý tuyển dụng sẽ tiếp nhận:

• Yêu cầu tuyển dụng đột xuất từ các trưởng phòng chuyên môn

• Chiến lược tuyển dụng nhân lực của doanh nghiệp

• Lịch sử biến động nhân sự theo mùa mỗi năm của doanh nghiệp hoặc ngành nghề…

Trợ lý sẽ thiết lập kế hoạch tuyển dụng, đưa quản lý cấp cao phê duyệt và trực tiếp triển khai kế hoạch chi tiết từng khâu trong quy trình tuyển dụng.

2. Phê duyệt tin đăng tuyển

Mẫu tin đăng tuyển cho từng vị trí mà doanh nghiệp cần bổ sung nhân lực sẽ được trợ lý tuyển dụng soạn thảo, tối ưu hóa hiệu quả thu hút ứng viên thông qua kinh nghiệm và chuyên môn đã được công ty dịch vụ thứ ba đào tạo.

Các nguồn đăng tin cũng sẽ do trợ lý tuyển dụng lựa chọn dựa trên:

• Công cụ phân tích số liệu chuyên nghiệp lịch sử tuyển dụng trong quá khứ của doanh nghiệp

• Số liệu thống kê hiện tại nguồn nhân lực phù hợp cho từng vị trí mà công ty dịch vụ thứ ba có được.

3. Sàng lọc ứng viên chuyên sâu

Bằng phần mềm quản lý tuyển dụng chuyên nghiệp việc tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ được tự động hóa

• Tiếp nhận hồ sơ ứng viên tự động theo trường dữ liệu đã thiết lập trên mẫu CV riêng

• Dữ liệu lưu trữ bằng công nghệ đám mây, an toàn, dung lượng lớn, cho phép lưu thông tin ứng viên trong hàng chục năm.

• Công cụ sàng lọc tích hợp ngay trên phần mềm, chỉ với vài thao tác đơn giản, hệ thống đã trích lọc danh sách ứng viên tiềm năng.

Cách sàng lọc chuyên nghiệp giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực tối đa, trong khi đó, chất lượng ứng viên nâng cao đáng kể, không lo bỏ sót hoặc chọn sai ứng viên.

Khi có trong tay bản danh sách ứng viên tiềm năng, trực tiếp trợ lý tuyển dụng sẽ:

• Kiểm tra lý lịch ứng viên

• Xác minh trình độ, kinh nghiệm thực tế

• Phối hợp cùng trưởng phòng ban chuyên môn chốt danh sách ứng viên tiềm năng để hẹn phỏng vấn.

4. Triển khai phỏng vấn ứng viên tiềm năng

• Sắp xếp lịch phỏng vấn phù hợp lịch trình của doanh nghiệp

• Liên hệ ứng viên thông báo lịch phỏng vấn

• Điều chỉnh lịch phù hợp cả ứng viên và người phỏng vấn của doanh nghiệp

• Tổ chức không gian, địa điểm, trang thiết bị phục vụ phỏng vấn

• Trả lời điện thoại, email, giải đáp thắc mắc của ứng viên tiềm năng nhanh, chuyên nghiệp, hiệu quả.

Tất cả những công việc này hoàn toàn có thể thao tác và theo dõi trực tiếp trên một nền tảng phần mềm quản lý chuyên nghiệp, ví dụ phần mềm TalentBold Hiring của công ty TalentBold.

5. Hỗ trợ ứng viên đến phỏng vấn

Trực tiếp trợ lý tuyển dụng sẽ có mặt tại khu vực phỏng vấn, tiếp đón và hướng dẫn ứng viên tham gia buổi phỏng vấn một cách suông sẻ nhất.

Trường hợp, ứng viên hủy phỏng vấn bất ngờ, hoặc có sự cố đến phỏng vấn trễ, trợ lý sẽ nhanh chóng đưa ra giải pháp.

Đây là một cung cách làm việc chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với ứng viên, đồng thời phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng cho doanh nghiệp thuê trợ lý.

6. Duy trì gắn kết cùng ứng viên

Sau buổi phỏng vấn, ứng viên có thể sẽ:

• Gửi email cảm ơn

• Gọi điện hỏi thăm kết quả

• Gửi email từ chối nhận việc…

Trợ lý tuyển dụng sẽ là người tiếp nhận thông tin và phản hồi nhanh đến ứng viên.

Đồng thời, linh hoạt thông báo, gắn kết với phòng nhân sự doanh nghiệp và trích lọc dữ liệu ứng viên dự phòng và lên phương án xử lý ngay lập tức.

7. Triển khai công tác đánh giá và lựa chọn ứng viên

Hệ thống câu hỏi phỏng vấn sẽ được cập nhật vào kho dữ liệu phần mềm.

Trợ lý tuyển dụng trực tiếp phân tích đánh giá kết quả ứng viên dựa trên các thang điểm của từng câu trả lời đã lưu trữ sẵn trong buổi phỏng vấn.

Thang điểm này sẽ do người trực tiếp phỏng vấn (trợ lý tuyển dụng hoặc người của phòng ban chuyên môn do doanh nghiệp bố trí) đánh giá.

Trợ lý sẽ chủ động lựa chọn công cụ đánh giá, đồng thời thúc đẩy thời gian hoàn thành việc lựa chọn ứng viên, đảm bảo quy trình tuyển dụng hoàn tất thuận lợi, không bị vụt mất ứng viên giỏi.

8. Hỗ trợ ứng viên trúng tuyển nhận việc

Duy trì liên lạc để nắm rõ liệu ứng viên có chắc chắn đến nhận việc hay không và có hướng điều chỉnh, bổ sung ứng viên thay thế kịp thời.

Phối hợp cùng phòng hành chính, phòng nhân sự, phòng chuyên môn để bố trí khu vực làm việc cùng những văn phòng phẩm, tài liệu, khóa đào tạo… cần thiết để ứng viên trúng tuyển cảm thấy thoải mái khi đến nhận việc.

9. Xây dựng hệ thống dữ liệu ứng viên

Những ứng viên dù trúng tuyển hay không đều là nguồn dữ liệu nhân lực quan trọng cho doanh nghiệp trong tương lai.

Trợ lý tuyển dụng sẽ triển khai xây dựng, lưu trữ, duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên dự phòng một cách hiệu quả, thuận lợi trích xuất khi cần thiết.

Phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự để duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên và xử lý mọi thủ tục giấy tờ liên quan.

Công việc của một trợ lý tuyển dụng có mức độ chuyên sâu cao, đòi hỏi kiến thức rộng và bao quát mọi khía cạnh tuyển dụng nhân sự. Những tố chất này nếu doanh nghiệp trực tiếp tuyển dụng và đào tạo sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí mới có được. Do vậy, lựa chọn dịch vụ thuê ngoài trợ lý tuyển dụng chính là giải pháp tuyệt vời cho mục tiêu tìm kiếm và thu hút nhân lực tại mỗi doanh nghiệp. 

Nguồn ảnh: internet